DYS
DYS EBYS
DYS EBYS
CUBEBOX
Doküman Yönetim Sistemi DYS EBYS Yatırım Geri Dönüş Raporu
Genel olarak, yönetilen bir belge ortamının önemli fayda sağladığı açıkça görülse de, açıkça netleşen mali ve rekabetçi koşullardaki gerekçelendirme daha az açıktır. Aşağıdaki bilgi, bir Doküman Yönetim Sistemi için yatırım sürecinin geri dönenini açıklamak için bir yol haritası sunmaktadır. Geçmişte, BT uzmanları ve yönetici liderleri bir teknoloji yatırımının geri dönüşünü tartışırken, öncelikle mali yararlar düşünüyorlardı. Bugün, iş dünyası ve teknoloji liderleri, belge yönetiminin daha geniş kurumsal hedeflere ulaşmasını nasıl kolaylaştıracakları gibi IT yatırımlarının finansal olmayan yararlarından yararlanmalıdır.
Herkes, bu önemli, bekleyen sorunun cevabıyla o kağıdı veya dosyayı bulamamanın hayal kırıklığını yaşadı. "IDC, 1.000 bilgi çalışanına sahip tipik girişimin, yılda 2.5 milyon dolardan 3.5 milyon dolara varolmayan bilgileri araması, mevcut bilgileri bulamamasına veya bulunamayan bilgilerin yeniden oluşturulmasına neden olduğunu tahmin ediyor." (Kaynak: IDC)
BAE Systems, çalışanlarının% 80'inin günlük bilgi toplamak için yarım saat harcadığını keşfeden bir çalışmayı gerçekleştirdi;% 60'ı ise bir saatini harcıyor veya başkalarının çalışmalarını çoğaltmak için harcıyor. (Kaynak: "Bana Para Göster, KM Dönüşünü Ölçme" Bilgi Yönetimi)
Belge yönetimine olan ihtiyacı destekleyen daha fazla istatistik Coopers & Lybrand'dan gelmektedir (Kaynak: Imersion Technologies, Inc.):
• Şirket belleğinin% 90'ı kağıt üzerinde bulunur.
• Ortalama ofiste her gün ele alınan tüm sayfalardan% 90'ı karışıktır.
• Ortalama doküman 19 kez kopyalanır.
• Şirketler bir belgeyi dosyalamak için emek için 20 dolar harcamakta, hatalı bir belge bulmak için emek için 120 dolar harcamaktadır.
Kaybedilen bir belgeyi yeniden üretmek için 220 dolar.
• Tüm belgelerin% 7.5'i kaybolur, kalan% 3'ü yanlış dosyalanmış olsun.
• Uzmanlar zamanlarının% 5-15'ini bilgi okumakla birlikte% 50'ye kadar ararlar.
• Yalnızca ABD'de yılda% 22 oranında büyüyen 4 trilyonun üzerinde kağıt belgesi bulunmaktadır.
Bu istatistikler, çoğu işletmenin iyi konuşlandırılmış bir doküman yönetim sisteminden yararlanacağı gerçeğini kolayca desteklemektedir. Bu, "eğer" ama "ne zaman" bir meseledir. Muhasebe ve İnsandan
Ürün Geliştirme Kaynakları ve Müşteri Hizmetleri, her bölüm verimlilik iyileştirmeleri gerçekleştirebilir. Belge yönetimi çözümü ne kadar çabuk yerinde olursa, faydalar en kısa sürede işi alt çizgiyi etkileyebilir ve her iş işlevini verimli bir şekilde yürütmek için temel oluşturur.
Doküman Yönetimi ve Belge Tarama Hizmeti
Gelişmiş belge tarama, dönüştürme ve indeksleme hizmetleri sunuyoruz. Belgeleri Tarama için En İyi Uygulama Dış kaynak Hizmetleri olarak sunuyoruz; dokümanları dijital varlıklara dönüştürerek kurumsal süreçlerinizi güçlendireceğiz. Hizmetlerimiz, üretkenliğin, performansın ve karın artmasını sağlayan anlık ve güvenli bilgiye erişimi kolaylaştırmaktadır.
Hızlı dönüşümler ve yüksek kaliteli çıktılar gerektiren projeler için büyük ölçekli, Görev Kritik dönüşüm hizmetlerini desteklemek için doküman tarama hizmetleri sunma konusunda uzman olarak tanınmaktadır.
Gelişmiş teknolojilerimizden ve süreçlerimizden yararlanarak, kuruluşunuza günümüz endüstrisinde bulunan en yüksek görüntü kalitesi ve kodlu verileri sağlayarak, her güvenli dosyanın hızlı bir şekilde aranmasını ve doğru bir şekilde alınmasını sağlayabiliriz. Hizmetlerimizi her projenin kendine has gereksinimlerini karşılayacak şekilde uyarlayarak başarmaktayız.
Aşağıdaki aşamaların açıklamasında ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, tutarlılık ve kalite sağlamak için sürecin her aşamasını sürekli geliştirerek varyasyonu en aza indirgemek için her önlemi alıyoruz. Bu, ISO 9000'in bir ilkesidir ve bağlı kalmaya çabaladığımız Total Quality prosedürleridir ve bizim temelimizdir:
Belge Dijitalleştirme için uygun yöntemler tercih etmenize yardımcı oluyoruz.
Doküman yönetimi sistem ihtiyaçlarınız için çekinmeden bizi arayabilirsiniz.
Bilgi edinmek için Belge Dijitalleştirme Makalesini inceleyebilirsiniz.
Daha fazla bilgi edinmek için tıklayınız
CubeBox Size Ne Sağlar ?
CubeBox Cloudy kurumsal bir bulut depolama sistemidir. Emsalsiz bir içerikten arama özelliğine sahiptir. Dosyaları açmadan içerikte arama yapılabilirsiniz. Bu sayede oldukça hız kazanıp zamandan tasarruf sağlarsınız. Dropbox ve Google Drive ile senkronize çalışma opsiyonu da sunmaktadır.
Projenin Amaçları
• Kurumun Bilgi Teknolojileri alt yapısınının iyileştirilmesi
• Kurumsal hafızanın ve veri ana omurgasının oluşturulması
• Veri güvenliği, yönetimi, kullanımı ve bütünlüğünün ileri teknoloji ürünler ile gerçekleştirilmesi
• Görsel iş akış sistemi ile veri akışlarının sağlanması, yöneticilerin karar verme aşamalarının elektronik sistemlerle ve kapsamlı veriler ile desteklenmesi
• Elektronik belge-evrak sistemi kullanılarak kurum içi ve dışı yazışmaların gerçekleştirilebilmesi, dinamik iş akışları ile evrak akışının sağlanması
• Üretilen evrak ve belgelerin sayısal olarak imzalanması
• Arama motoru kullanımı ile istenilen bilgilere kısa sürede erişim
• Kullanım dışı kalan doküman ve evrakların sayısal arşiv yönetim sistemine kazandırılması
CubeBox e-arşiv ve DYS Sisteminin Özellikleri
Elektronik belge-evrak sisteminin (EBYS) alt yapısında büyük hacimli verilerin işlenmesi için mutlaka gelişmiş bir elektronik doküman yönetim sistemi (EDYS) olması zorunluluğu bulunmaktadır. CubeBox bu noktada bu alt yapıyı sağlamaktadır. CubeBox kurumsal hafızanın oluşturulmasında ileri teknolojilerin uygulandığı bir sistemdir.
Resim formatındaki dosyaları word, excel, pdf, text, html gibi formatlarına dönüştürebilme (OCR). Bu sayede tüm kurum veya işletme için merkezi olarak OCR işlemlerini sağlayabilme
CubeBox Cloudy işletmenize veya kurumunuza güvenli ve elde bulundurma maliyeti düşük, tamamen sizin kontrolünüzde, gelişmiş elektronik doküman yönetim sistemi özelliklerini de içeren bulut teknolojilerini sunmaktadır. Bu sayede veriler kişisel bilgisayarlarda ve mobil aygıtlarda bulundurulmaz ve kurumsal hafıza ve ekip çalışması sağlanır.
OCR kabiliyeti sayesinde resim dosyalarını her türdeki text formatına dönüştürebilme, sürüm kontrolü özelliği sayesinde hangi kullanıcının, ne zaman ne şekilde değişiklik yapmış görüntülenebilme, bünyesinde bulundurduğu özel bir geri dönüşüm kutusu sayesinde kullanıcıların yanlışlıkla sildiği dosyaları kurtarma imkanı, Sayısal Arşiv, Gelişmiş Elektronik Doküman Yönetim Sistemi, Veri Güvenliği, Yapısal olmayan verilere hızlı erişim
Kullanıcı Loglarını kaydetme. Verilerin bulutta olması sayesinde bilgilerin kurumsal olarak kullanılabilmesi, veri kayıplarının olmaması. Kullanıcı işlemi bittikten sonra uygulamayı kapatmak yerine oturumu kapatma imkanı. Gerek olması halinde diğer sistemlerle entegrasyon yapabilme. Geri dönüşüm kutusu, geri dönüşüm kutusundan geri alma, geri dönüşüm kutusunu boşaltabilme. Uzun süren işlemleri beklemeye gerek kalmaksızın çalışmanızı sürdürebilme (multi tasking). Sistemden çıkılsa bile veya bilgisayarın elektrik kesitisi vb. nedenlerle kapanması halinde bile verilerin buluta gönderilmesi.
Emsalsiz bir içerikte arama özelliğine sahiptir. Dosyaları açmadan içerikte arama yapabilmektedir. Bu sayede kullanıcılara oldukça hız kazandırmakta ve zamandan tasarruf sağlamaktadır. Komple text arama özelliği en karmaşık yapıdaki dosyaların bile okunabilmesini sağlayan bir algoritma ve kodlama tekniği kullanılarak oluşturulmuş bir özelliktir.
Video Streaming (Video Akışı) Özelliği ile video paylaşma ve oynatma, yeni klasör ve dosya ekleyebilme, masaüstünden, yerel diskten klasör ve dosyaları sürükleyip bırakarak kopyalayabilme (tüm bulut sistemleri için), güncellenen belgeleri otomatik olarak bulutta saklayabilme, klasör ve dosya listesinde sayfalama olanağı, bu sayede Windows dosya gezgininin de kısıtları ortadan kalkıyor, örneğin bir klasör altında 10 milyon dosya veya klasörünüz olabilir, CubeBox Mobile ile kolaylıkla erişim sağlayabilme, dosya indirme ve yüklemede veri akış (stream) teknolojisi ile yüksek veri hızları, sayısal arşiv yeteneği, belge künye bilgilerinde arama
Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, bir çok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs... gibi bir çok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.
