Mali Mühür Arşiv Zaman Damgası

Dijital Evrakın Korunması Mali Mühür ve Zaman Damgası Hizmeti

Her ne kadar kanuni olarak evrakların orijinal saklanmaları gerekse bile teknolojinin iyice kamu kurumlarına yayılması ile birlikte kağıda olan  ihtiyaç azalmakta ve dijital ortamdaki evrakların ilgili makamlara gönderilmesi yeterli olmaktadır. İlgili makamların yapacakları incelemeleri kolaylaştırmak ve sürecin hızlanmasını sağlamak maksadı ile 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun olarak dijital evrakların elektronik mühür/imza araçları ile koruma altına alınması ve koruma altında alındığına dair zaman damgası kullanılması, hatta ilgili makamlara gönderilecek evraklara ilave olarak gönderen mesul müdürler tarafından elektronik imza atılması gibi olanaklar farklı şekillerde de kullanılsa bile uygulanmaktadır. Hatta bazı durumlarda mesul müdürüler tarafından biyometrik imza olanağı da kullanılan yöntemler arasındadır.

Dijital belge kullanımı giderek yaygınlaşmaktadır. Bunların başını çeken ise e-fatura olmuştur. E-fatura gibi mali kıymette olan belgelerde KAMUSM mali mühür sertifikası kullanılmaktadır. Aslında mali mühür sertifikası bir anlamda kuruma veya firmaya ait imza gibidir. Dünyadaki EV/OV gibi sertifikalara benzerlik gösteren özel bir sertifikadır ve genel sertifika nitelikleri olarak dünya genelinde özelliklere sahiptir. Örneğin PDF dosyalara konulan mühürler Foxit, Adobe gibi tüm PDF görüntüleyicilerde tanınmaktadır.

Mali mühür dünyadaki örneklerine benzer bir sertifika ile evrakların mühürlenmesine olanak sağladığı için sadece mali nitelikteki evraklara değil, amaçları arasında olan tüm evrakların mühürlenmesine de olanak sağlar. E-fatura’da XAdES kullanılmaktadır, ancak söz konusu mühür CAdES, PAdES imza/mühür formatlarında kullanılmaktadır.

PDF dosyalarına hem CadES hem de PadES imza/mühür formatlarında imza atılabilmektedir. Mühürleme aşamasında zaman damgası otoriteleri tarafından sağlanan zaman damgası da kullanılmaktadır. Kullanılan zaman damgası da mühürlendiği zamanı belirleyen özel amaçlı bir mühür ihtiva eder. Ancak zaman damgası tek başına yeterli değildir ve geçerli değildir.

Mali mühür yanısıra bu amaçla dünya standartlarında kullanılmakta olan kurumsal EV sertifikaları da kullanılabilmektedir. EV (Extended Validation) sertifikaları değerlidir ve kolayca alınamazlar.

Evrak üzerine konulan imzalarda uzun süreli arşiv mühürlemesi uygulanır. Bu maksatla sertifika zinciri dahilindeki tüm sertifikalar dijital evrak içerisinde kriptolu olarak saklanır. (Sertifika zinciri, en altında sertifika ile mühürleyen kurum veya firmaya ait sertifikadan kök sertifikasına kadar sıralı sertifikalar anlamına gelir, kök sertifikalar e-imza kanunu uyarınca yetkilendirilen kurum ve firmalara aittir).

Dijital eşdeğeri olan evraklarının imhası da kolaydır ve imha zamanını hatırlatacağı gibi, kağıt ortamındaki evrakın ne olur ne olmaz düşüncesi ile imhasının ertelenmesi gerekçelerini de ortadan kaldırır ve disiplin tesis eder. Ayrıca yanlışlıkla imha edilmesi endişesi de ortadan kalkar çünkü eş değeri dijital belgedir ve kağıt belgeden daha değerlidir. Neden değerlidir:

·         Kağıt üzerindeki mürekkep solmuş olabilir

·         Islak imza görünürlüğünü yitirmiş olabilir.

·         Tahrif edilmiş olabilir.

·         Sayfaları başka evraklara karışmış ve bulunamıyor olabilir.

·         Kasti veya kasti olmayan yırtılmalara maruz kalmış olabilir.

En büyük yangının evrakın vasfınının kaybedilmesi olduğu unutulmamalıdır.

Genelde ise mali mühür sertifikası ile zaman damgalı mühürlemek yeterlidir, firma/kurumun talebi üzerine ikinci bir ulusulararası düzeyde extended validation (EV) nitelikli “nesne imzalama” sertifikaları kullanabilir. E-imza haricinde kullanılacak olan sertifikalar EV niteklikli olmalıdır. Basit imza yerine uzun ve genişletilmiş mühür/imza kullanılmalıdır. Her imza/mühür mutlaka zaman damgasına sahip olmalıdır. PDF dosyanın imza katmanına konulmalı, diğer tür belgeler ise zarf içerisine alınıp imzalanmalıdır. Ancak arşivcilikte esas PDF/A formatıdır.