Dijitalleştirilmiş Belge Arşivleme

Dokümanların dijital ortama aktarıldıktan sonra saklanacak ortam, dokümanların indekslenmesi için gerekli yazılım ve araçlara karşılıklı olarak karar verdikten sonra arşiv incelenir ve klasörler gruplara ayrılarak tasnif edilir. Klasör içerisindeki tüm dokümanlar  gruplar halinde çıkartılarak ataç ve zımbalardan arındırılarak boyut, kâğıt cinsi, doküman cinsi gibi özellikler değerlendirilerek uygun cihazlarda taranır ve dosya boyutları ve kalitesi açısından optimize edilerek istenilen dosya biçimine dönüştürülür ve istenilen anahtar  kelimeler ile indekslenerek arşivleme yapılır.

Dijitalleştirmede Standartlar ve Sorunlar

Dijitalleştirme çalışmaları günümüzde kütüphane ve arşiv malzemelerinin daha uzun yıllar   boyunca erişilebilmesi ve daha fazla sayıda kullanıcıya hizmet verebilmesi için sayısal ortama geçirilmesi ve asıllarının korunması şeklinde olmaktadır. Fakat geçmişte dijitalleştirme çalışmalarının amacının yanlış anlaşılması nedeniyle bir çok belgenin orijinalinin imhası söz konusu olmuştur. Orijinal belgelerin imha edilmesi en temelinde bir   belgenin daha yeni veya gerektiğinde daha eski sistemlerde erişilebilir hale getirilmesi anlamına gelen Migration (göç) sorunlarına neden olmaktadır. Çünkü teknoloji büyük bir  hızla değişmekte ve bu değişimle birlikte bir yazılımlar arasındaki uyumsuzlukların artmasına, doğal olarak bir yazılımın eski versiyonunu kullanarak oluşturduğumuz belgeye yeni sürümünü kullanarak erişemememize neden olmaktadır.