ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TAVSİYE RAPORU
ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TAVSİYE RAPORU
ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TAVSİYE RAPORU
FIRAT ÜNİVERSİTESİ
BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI
ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ
TAVSİYE RAPORU
Kamu kurumları, misyonları itibariyle,
toplumun ihtiyaçlarına cevap vermek ve üstlendiği görevleri etkili bir şekilde
yerine getirmek esasına yönelik olarak kurulmuştur. Karar alma sürecinin
basitleştirilmesi, hizmetteki kalitenin artırılması ve zamanın daha verimli bir
şekilde kullanılması çağdaş kamu yönetiminin bir gereği haline gelmiştir.
Çağdaş bireyler, kendilerine hizmet veren kurumların daha hızlı, daha şeffaf ve
daha az maliyetle çalışmalarını istemektedir. Bilgi teknolojilerinin kurumların
hizmetlerini sağlamada kullanılmaya başlamasıyla birlikte, kurumların işleyiş
verimliliği de büyük ölçüde artmıştır.
Kurumlar bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri
ürünlerine yapacakları yatırımlarla, iş süreçlerini kontrol altında tutan, oto
kontrolü sağlayan, yöneticilerin karar verme süreçlerini kolaylaştıran ve
bilgiye erişmeyi hızlandıran sistemlere sahip olmaktadırlar. Günümüz
teknolojisinin getirmiş olduğu gelişmelerin kurumlarda uygulanmaya
başlanmasıyla kurum iş süreçlerinin hızlandığı, veri tekrarının engellendiği ve
karmaşık yapıdan teknolojik yapıya geçildiği bir dönem başlamıştır. Bilgi
teknolojileri kullanımı ile iş gücü maliyetlerinin tasarrufundan, kırtasiye
giderleri tasarrufuna, iletişim masraflarının azaltılmasından bilgiye erişim
maliyetinin indirilmesine kadar birçok noktada kazançlar elde edilmektedir.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetimi Nedir?
Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri,
kurum dahilinde gelen evrak, giden evrak ve iç yazışmaları elektronik belge
olarak sayısal ortamda oluşturmak, bu belgeleri tanımlanan iş akışları ile
elektronik ortamda dolaşımını sağlamak, belgeleri elektronik arşiv olarak
güvenli bir şekilde saklamak, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etken bir
şekilde ulaşmak amacı ile geliştirilmiştir.
Sistemin amacı; özellikle
yoğun doküman kullanımının ve arşivleme sıkıntılarının olduğu kamu kurumlarında
veya birimlerinde, doküman kullanımının en aza indirgenerek operasyonel
işlemlerin mümkün olabilecek en yüksek oranda bilgisayar ortamında
gerçekleştirilmesi ve yasal olarak korunması gereken dokümanın yalnız arşiv
olarak operasyonel birimlerden bağımsız fiziksel mekanlarda tutulmasıdır.
Günlük iş akışı sürecinde evrak dışında kullanılan pek
çok fiziksel veri vardır: formlar, notlar, anlık kullanılan dokümanlar,
kullanılmayan, geçerliliğini kaybetmiş, arşivlenecek dokümanlar, e-postalar,
fakslar, raporlar, çıktılar vb. kâğıt üzerinde veya elektronik ortamda saklanan
bu bilgilerin özellikle kâğıt üzerinde tutulanları dağınık ve bazen fazladan
kopyalarıyla birlikte düzensiz olarak birikir. Bu nedenle bu bilgilere ulaşmak
epey zaman alır.
Elektronik doküman ve arşiv
yönetimi, günlük iş akış sürecinde oluşan fiziksel verilerin
takip edilmesini, ortak kullanılan elektronik bir ortama aktarılmasını ve bu
dokümanların güvenlik dahilinde tanımlanmış yetkiler çerçevesinde
görüntülenmesini ve işlenmesini sağlar. Belge güncelliğinin sağlanmasının, iş
açısından kritik bilgilere etkili ve güvenli olarak ulaşılması gibi faydaları
olmasının yanında, en önemli getirisi zaman tasarrufudur. Bu sistemle, günlük
hayatta bir organizasyon için hayati önem taşıyabilecek olan karar verme süresi
en aza indirilebilmektedir.
Elektronik doküman ve arşiv
yönetimi, kağıtsız çalışma ortamları sunmanın yanı sıra, hizmet
ihtiyaçları doğrultusunda kurum belgelerinin derlenmesi, tarama vasıtası ile
elektronik ortama taşınması, ihtiyaç durumunda görüntü iyileştirmesi, belge
üzerindeki eksik verilerin tamamlanması, tanımlanmış kurallar dışında kalan
belgelerin iş akışına alınmaması gibi hizmetleri de yerine getirir.
Elektronik doküman yönetimi ve arşiv sistemleri;
benzer iş süreçleri için her birimin kendi doküman ve arşiv sistemi ile gereken
alt yapıyı kurarak operasyonel yönetimini üstlenmesi yerine, süreç ve dokümanlarda standartların oluşmasında alt yapı
oluşturmakta ve kurum genelinde sağlıklı, standartlara ve mevzuata uygun
bir evrak ve arşiv sisteminin kullanılmasını sağlamaktadır.
Kurumlardaki bütün işleyiş ve süreçler
dokümanlarla işlemektedir. Bu nedenle,
doküman yönetim sistemleri bir kurumda tüm çalışanlar tarafından
benimsenmesi ve gerektiği şekilde kullanılması gereken bir uygulamadır. Bu tür
uygulamalarda, sistemin doğru kurulması ve uygulanması kurum açısından büyük
faydalar sağladığı gibi, kurulacak sisteme ilişkin yanlış kararlar da aynı
oranda karmaşaya yol açabilmektedir.
Kullanılacak sistem; kurulumu, eğitimi ve
güncellenmesine ilişkin gereken tüm desteklerin sağlanabileceği güvenilirlikte
ve kapasitede olmalı, günümüzün sürekli değişen mevzuat ve uygulamalarına
uyarlanabilecek ve kurumun ihtiyaçlarına göre
geliştirilebilecek şekilde tasarlanmış olmalı ve kolay
kullanılabilmelidir.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin Getirileri
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemleri; kullanıldığı kurumlarda, dokümanların oluşturulması, izlenmesi,
depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kaynakları
minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemi;
·
Doküman oluşturma ve saklama maliyetlerini
azaltır,
·
Kırtasiye giderleri, zaman ve iş gücünden
tasarruf sağlar,
·
Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı
sağlar,
·
Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,
·
Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar,
- Saklanan
belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemleri, sağladığı araçlarla ve doküman şablonlarının kullanımıyla, doküman
oluşturma maliyetlerini ortadan kaldırmaktadır. Tanımlı iş akışı yolları ile
dokümanların doğru kişiye zamanında ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamaktadır.
Dolaşım esnasında tıkanan noktalar süreç takibi ile izlenebilmektedir.
Dokümanların elektronik ortamda depolanması ile, fiziksel arşivleme maliyetleri
düşmekte, afet ve diğer risklere karşı dokümanların güvenliği sağlanmaktadır.
Belgelere erişim esnasında yetkilere göre kolay ve yerinde ulaşım
sağlanmaktadır. Çeşitli arama kriterleri ile belgelere ulaşım kolaylaşmakta ve
aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişilmek isteğinde kopyalanma
maliyeti oluşmamaktadır. Dokümanların dağıtım ve dolaşımındaki onay
mekanizmaları tanımlanabilmekte ve çoklu dağıtımlarda belge kopyalanmasının
önüne geçilmektedir. Böylece hem kırtasiye gideri ortadan kalkmakta hem de
insan gücü maliyeti minimuma inmektedir.
Elektronik doküman yönetimi
teknolojisinden önce, aranılan bilgilere veritabanlarındaki kısıtlı veriler
üzerinden sorgulama yapılarak ulaşılmaya çalışılıyordu. Günümüzde elektronik
doküman ve arşiv yönetim sistemlerinin yaygınlaşması ile birlikte, istenilen
veriye ulaşabilmek için, dokümanların içeriğindeki tüm bilgilere göre sorgulama
yapılabilmekte, bu da daha kısa sürede bilgiye ulaşılmasını mümkün kılmaktadır.
Böylece bilginin erişilmesi için harcanan zamanın, bilginin değerlendirilmesi
için kullanılması sağlanmaktadır.
Elektronik imzanın resmi olarak yürürlüğe
girmesi ve kullanımının yaygınlaşması ile birlikte kurumların işlemlerini
elektronik ortamda yapmalarının yasal olarak önü açılmıştır. Bu kapsamda,
yazışma ve doküman paylaşımı işlemlerinin bilgisayar ortamında yapılabilmesi,
elektronik arşiv ve kağıtsız süreçlerin kurumlarda yapılandırılması ve
elektronik imza kullanımı günümüz şartlarında kamu kurumlarında vazgeçilmez bir
ihtiyaç haline gelmiştir.
Elektronik doküman yönetimi ve elektronik
imza ile sadece kurum içinde değil, kurumlar arasındaki yazışmaların da
bilgisayar ortamında yapılabilmesi mümkün olmuştur. Bu yazışmalarda güvenli
elektronik imza kullanılarak belgelerin değişmezliği ve inkar edilemezliği
sağlanabilmektedir. Gizli belgeler için de güvenli şifreleme metotları
kullanılarak alıcı ve gönderici arasındaki veri güvenliği sağlanabilmektedir.
Tüm bu gelişmeler ele alındığında;
elektronik doküman yönetimi kullanan kurumların, kırtasiye, haberleşme, insan
kaynağı vb. giderlerden büyük tasarruflar elde ettiği görülmektedir. Aynı
zamanda işlerin aksamadan ve kesintiye uğramadan yürütülmesi de kurumların
itibarına önemli katkılar sağlamaktadır.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin İlgili Mevzuata Uyumu
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemleri, kamu kurum ve kuruluşlarının tabi olduğu evrak ve arşiv ile ilgili
mevzuata (Devlet Arşiv
Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak
ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek
Kabulü Hakkında Kanun, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller
Hakkında Yönetmelik, Standart Dosya
Planı vb.) ve kuruma özel düzenlemelere (Genelge,
Yönerge vb.) uygun olarak geliştirilip
kullanılabilir. Mevzuat veya uygulama değişikliklerinde, sistemde gerekli
revizyonlar yapılarak evrak ve arşiv faaliyetlerinin mevzuata uygun, tam, doğru
ve güvenilir olarak sürekliliği sağlanır.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin İç kontrol Sistemindeki Yeri
Elektronik doküman ve arşiv yönetimi, belirtilen
yönleriyle iç kontrol sistemi kapsamında öngörüldüğü şekilde kaynakların etkili,
ekonomik ve verimli kullanımında katkı sağlamanın yanı sıra, iç kontrol
sisteminin;
·
İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve
belgelerin doğru, tam, ve güvenilir olması (KOS 1.6),
·
İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış
iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olması (BİS
13.1),
·
Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine
getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmeleri (BİS
13.2),
·
Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve
anlaşılabilir olması (BİS 13.3),
·
Kayıt ve dosyalama sisteminin gelen ve giden evrak ile
idare içi haberleşmeyi kapsaması (BİS 15.1),
·
Kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı ve güncel
olması, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olması (BİS
15.2),
·
Kayıt ve dosyalama sisteminin, kişisel verilerin
güvenliğini ve korunmasını sağlaması (BİS 15.3),
·
Kayıt ve dosyalama sisteminin belirlenmiş standartlara
uygun olması (BİS 15.4),
·
Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi,
standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun
olarak muhafaza edilmesi (BİS 15.5),
·
İdarenin iş ve işlemlerinin
kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş
standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması (BİS 15.6)
şeklindeki genel şartlarını da doğrudan yerine
getirmektedir.
Elektronik Doküman ve Arşiv Yazılımlarının Modülleri ve Bileşenleri
Kamu evrak ve arşiv yönetimi yazılımları, kamu
kurumlardaki evrak akışını ve arşiv sisteminin elektronik ortama aktarımını
sağlayıp onay hiyerarşisini işleterek evrakın kontrollü bir şekilde ilgili
birimlere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar. Gelen ve giden evrakın hangi
aşamada onay beklediğinin takibi de yazılım üzerinde
gerçekleştirilebilmektedir. Onaya gönderilen evrakla ilgili yetkilinin kurumda
bulunmaması halinde, atamış olduğu vekili veya yetkisini devrettiği personel,
ilgili süre içerisinde evrakları onaylama işlemini gerçekleştirebilmektedir.
İlgili yazılımların arşiv yönetimi sistemleri, kanun ve yönetmeliklerde
belirtilen arşiv sistemiyle birebir aynı işleyişe sahip olabilmektedir. Gerçekleşen
tüm işlemlerde süreç içerisinde yer alan personele otomatik olarak yapması
gereken işlerle ilgili e-posta ve mesaj ile uyarılar gönderilebilmekte, bu
sayede süreçlerin hızlı ve doğru bir şekilde ilerlemesi sağlanmaktadır.
Elektronik evrak ve arşiv yönetim sistemlerine ilişkin yazılımlar genellikle
gelen evrak, giden evrak ve arşiv modüllerinden oluşmakta ve aşağıda belirtilen
fonksiyonları yerine getirmektedir:
·
Gelen Evrak
Kuruma gelen evrak tarayıcı (scanner) ile taranarak
pdf vb. formatlarda elektronik ortama aktarılır. Elektronik ortama aktarılan
evrakın üst yazısı sisteme kaydedilerek gelen evrak ile birlikte yetkiliye
gönderilir. Yetkilinin evrakı elektronik ortamda onaylamasından sonra
dağıtılacak birimler belirlenerek ilgili birimin yetkilisine onay için
gönderilir. İlgili birimin yetkilisinin onayından sonra dağıtılacak alt birim
veya personel seçilerek, ilgili alt birime ve personele elektronik ortamda
dağıtım yapılır. Bu işleyiş, her adımında ilgili personeli bilgilendiren
e-posta ve mesaj uyarı alt yapısı ile çalışabilmektedir.
·
Giden Evrak
Giden evrak olarak hazırlanacak evrakın, yazılım
içerisinde ilgili yönetmelik ve diğer düzenlemelere (Resmi Yazışmalarda
Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, kuruma özel Resmi Yazışma
Kuralları vb.) uygun olarak tasarlanmış formatta oluşturulması sağlanır.
Düzenlenen evrak gizli veya normal evrak olarak tanımlandıktan sonra ilgili
yetkililere sırasıyla onaya gönderilir. Elektronik imza kullanımı yoksa ve
onaylanan evrak kurum dışına gönderilecekse, çıktısı alınarak ıslak imza ile
gönderilir. Onaya gönderilen evrakın onaylanmaması durumunda evrakın neden
onaylanmadığının açıklaması yazılarak evrakı düzenleyen personele elektronik
ortamda geri gönderilir, ilgili düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar onay
hiyerarşisi işletilir.
·
Arşiv
Gelen ve giden evrakın işlem tarihinden bir yıl sonra
arşive kaldırılması için e-posta ve mesajlarla ilgili personele hatırlatma
yapılır. Arşiv sorumlusu gelen uyarılarla birlikte ilgili evrakın arşivde
saklanma süresini belirleyerek arşiv yeri seçtikten sonra elektronik ortamda
arşive kaldırılma işlemini gerçekleştirir (aynı zamanda, ıslak imzalı gelen ve
giden evrakın nüshaları fiziksel arşive kaldırılır). Elektronik arşivde yer
alan evrakın, yasal olarak arşivden de kaldırılma zamanı geldiğinde arşiv
sorumlusuna uyarı ve mesajlarla evrakın arşivden silinmesi hatırlatılır.
Arşivden silinen evraklar imha edilenler listesinde raporlanır. Arşivdeki bir
evrakı incelemek isteyen personel, bağlı bulunduğu biriminden ilgili evrak hakkında
inceleme talebinde bulunur; eğer birim yetkilisi talebi onaylarsa, ilgili evrak
için gerekiyorsa tarih ve saat aralığı belirlenerek personele erişim izni
tanınır.
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemi yazılımlarında aşağıda belirtilen bileşenler yer alabilmektedir:
·
Evrak Yönetim Sistemi
·
İş Akışı Yönetim Sistemi
·
Arşiv Sistemi
·
Mesaj Yönetim Sistemi
·
İndeksleme Sistemi
·
Ajanda
- Faks
Yönetim Sistemi
Elektronik doküman ve arşiv yönetim
sistemi yazılımlarında genellikle aşağıda belirtilen özellikler bulunmaktadır:
·
Tanımlanmış indeksler ile evrak arama
·
Evrak içinde metin arama
·
Arayüz özelleştirme
·
Kontrollü sanal değişiklik
·
Sürüm kontrolü
·
OCR/ICR/OMR/Barkod okuma
·
Faks entegrasyonu
·
E-posta entegrasyonu
·
Elektronik imza entegrasyonu
·
İşlem bazında yetkilendirme
·
Kayıt bazında yetkilendirme
·
Belge bazında yetkilendirme
·
Windows ve Office entegrasyonu
· &nbs