ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ TAVSİYE RAPORU

FIRAT ÜNİVERSİTESİ

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

ELEKTRONİK DOKÜMAN VE ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ

TAVSİYE RAPORU

 

Kamu kurumları, misyonları itibariyle, toplumun ihtiyaçlarına cevap vermek ve üstlendiği görevleri etkili bir şekilde yerine getirmek esasına yönelik olarak kurulmuştur. Karar alma sürecinin basitleştirilmesi, hizmetteki kalitenin artırılması ve zamanın daha verimli bir şekilde kullanılması çağdaş kamu yönetiminin bir gereği haline gelmiştir. Çağdaş bireyler, kendilerine hizmet veren kurumların daha hızlı, daha şeffaf ve daha az maliyetle çalışmalarını istemektedir. Bilgi teknolojilerinin kurumların hizmetlerini sağlamada kullanılmaya başlamasıyla birlikte, kurumların işleyiş verimliliği de büyük ölçüde artmıştır.

Kurumlar bilgi sistemleri ve bilgi teknolojileri ürünlerine yapacakları yatırımlarla, iş süreçlerini kontrol altında tutan, oto kontrolü sağlayan, yöneticilerin karar verme süreçlerini kolaylaştıran ve bilgiye erişmeyi hızlandıran sistemlere sahip olmaktadırlar. Günümüz teknolojisinin getirmiş olduğu gelişmelerin kurumlarda uygulanmaya başlanmasıyla kurum iş süreçlerinin hızlandığı, veri tekrarının engellendiği ve karmaşık yapıdan teknolojik yapıya geçildiği bir dönem başlamıştır. Bilgi teknolojileri kullanımı ile iş gücü maliyetlerinin tasarrufundan, kırtasiye giderleri tasarrufuna, iletişim masraflarının azaltılmasından bilgiye erişim maliyetinin indirilmesine kadar birçok noktada kazançlar elde edilmektedir.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetimi Nedir?

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri, kurum dahilinde gelen evrak, giden evrak ve iç yazışmaları elektronik belge olarak sayısal ortamda oluşturmak, bu belgeleri tanımlanan iş akışları ile elektronik ortamda dolaşımını sağlamak, belgeleri elektronik arşiv olarak güvenli bir şekilde saklamak, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etken bir şekilde ulaşmak amacı ile geliştirilmiştir.

Sistemin amacı; özellikle yoğun doküman kullanımının ve arşivleme sıkıntılarının olduğu kamu kurumlarında veya birimlerinde, doküman kullanımının en aza indirgenerek operasyonel işlemlerin mümkün olabilecek en yüksek oranda bilgisayar ortamında gerçekleştirilmesi ve yasal olarak korunması gereken dokümanın yalnız arşiv olarak operasyonel birimlerden bağımsız fiziksel mekanlarda tutulmasıdır.

Günlük iş akışı sürecinde evrak dışında kullanılan pek çok fiziksel veri vardır: formlar, notlar, anlık kullanılan dokümanlar, kullanılmayan, geçerliliğini kaybetmiş, arşivlenecek dokümanlar, e-postalar, fakslar, raporlar, çıktılar vb. kâğıt üzerinde veya elektronik ortamda saklanan bu bilgilerin özellikle kâğıt üzerinde tutulanları dağınık ve bazen fazladan kopyalarıyla birlikte düzensiz olarak birikir. Bu nedenle bu bilgilere ulaşmak epey zaman alır.

Elektronik doküman ve arşiv yönetimi, günlük iş akış sürecinde oluşan fiziksel verilerin takip edilmesini, ortak kullanılan elektronik bir ortama aktarılmasını ve bu dokümanların güvenlik dahilinde tanımlanmış yetkiler çerçevesinde görüntülenmesini ve işlenmesini sağlar. Belge güncelliğinin sağlanmasının, iş açısından kritik bilgilere etkili ve güvenli olarak ulaşılması gibi faydaları olmasının yanında, en önemli getirisi zaman tasarrufudur. Bu sistemle, günlük hayatta bir organizasyon için hayati önem taşıyabilecek olan karar verme süresi en aza indirilebilmektedir.

Elektronik doküman ve arşiv yönetimi, kağıtsız çalışma ortamları sunmanın yanı sıra, hizmet ihtiyaçları doğrultusunda kurum belgelerinin derlenmesi, tarama vasıtası ile elektronik ortama taşınması, ihtiyaç durumunda görüntü iyileştirmesi, belge üzerindeki eksik verilerin tamamlanması, tanımlanmış kurallar dışında kalan belgelerin iş akışına alınmaması gibi hizmetleri de yerine getirir.

Elektronik doküman yönetimi ve arşiv sistemleri; benzer iş süreçleri için her birimin kendi doküman ve arşiv sistemi ile gereken alt yapıyı kurarak operasyonel yönetimini üstlenmesi yerine, süreç ve dokümanlarda standartların oluşmasında alt yapı oluşturmakta ve kurum genelinde sağlıklı, standartlara ve mevzuata uygun bir evrak ve arşiv sisteminin kullanılmasını sağlamaktadır.

Kurumlardaki bütün işleyiş ve süreçler dokümanlarla işlemektedir. Bu nedenle,  doküman yönetim sistemleri bir kurumda tüm çalışanlar tarafından benimsenmesi ve gerektiği şekilde kullanılması gereken bir uygulamadır. Bu tür uygulamalarda, sistemin doğru kurulması ve uygulanması kurum açısından büyük faydalar sağladığı gibi, kurulacak sisteme ilişkin yanlış kararlar da aynı oranda karmaşaya yol açabilmektedir.

Kullanılacak sistem; kurulumu, eğitimi ve güncellenmesine ilişkin gereken tüm desteklerin sağlanabileceği güvenilirlikte ve kapasitede olmalı, günümüzün sürekli değişen mevzuat ve uygulamalarına uyarlanabilecek ve kurumun ihtiyaçlarına göre geliştirilebilecek şekilde tasarlanmış olmalı ve kolay kullanılabilmelidir.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin Getirileri

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri; kullanıldığı kurumlarda, dokümanların oluşturulması, izlenmesi, depolanması, erişilmesi, dağıtılması gibi süreçlerde kullanılan kaynakları minimuma indirmekte ve bu konularda büyük tasarruflar sağlamaktadır.

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi;

·         Doküman oluşturma ve saklama maliyetlerini azaltır,

·         Kırtasiye giderleri, zaman ve iş gücünden tasarruf sağlar,

·         Güvenli ve mekandan bağımsız erişim imkanı sağlar,

·         Evrak akışını hızlı ve doğru sonuçlandırır,

·         Süreçlerde tıkanan noktaları raporlar,

  • Saklanan belgeyi, yönetilen bilgiye dönüştürür.

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri, sağladığı araçlarla ve doküman şablonlarının kullanımıyla, doküman oluşturma maliyetlerini ortadan kaldırmaktadır. Tanımlı iş akışı yolları ile dokümanların doğru kişiye zamanında ve en kısa yoldan ulaşımını sağlamaktadır. Dolaşım esnasında tıkanan noktalar süreç takibi ile izlenebilmektedir. Dokümanların elektronik ortamda depolanması ile, fiziksel arşivleme maliyetleri düşmekte, afet ve diğer risklere karşı dokümanların güvenliği sağlanmaktadır. Belgelere erişim esnasında yetkilere göre kolay ve yerinde ulaşım sağlanmaktadır. Çeşitli arama kriterleri ile belgelere ulaşım kolaylaşmakta ve aynı belgeye birden fazla noktadan aynı anda erişilmek isteğinde kopyalanma maliyeti oluşmamaktadır. Dokümanların dağıtım ve dolaşımındaki onay mekanizmaları tanımlanabilmekte ve çoklu dağıtımlarda belge kopyalanmasının önüne geçilmektedir. Böylece hem kırtasiye gideri ortadan kalkmakta hem de insan gücü maliyeti minimuma inmektedir.

Elektronik doküman yönetimi teknolojisinden önce, aranılan bilgilere veritabanlarındaki kısıtlı veriler üzerinden sorgulama yapılarak ulaşılmaya çalışılıyordu. Günümüzde elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemlerinin yaygınlaşması ile birlikte, istenilen veriye ulaşabilmek için, dokümanların içeriğindeki tüm bilgilere göre sorgulama yapılabilmekte, bu da daha kısa sürede bilgiye ulaşılmasını mümkün kılmaktadır. Böylece bilginin erişilmesi için harcanan zamanın, bilginin değerlendirilmesi için kullanılması sağlanmaktadır.

Elektronik imzanın resmi olarak yürürlüğe girmesi ve kullanımının yaygınlaşması ile birlikte kurumların işlemlerini elektronik ortamda yapmalarının yasal olarak önü açılmıştır. Bu kapsamda, yazışma ve doküman paylaşımı işlemlerinin bilgisayar ortamında yapılabilmesi, elektronik arşiv ve kağıtsız süreçlerin kurumlarda yapılandırılması ve elektronik imza kullanımı günümüz şartlarında kamu kurumlarında vazgeçilmez bir ihtiyaç haline gelmiştir.

Elektronik doküman yönetimi ve elektronik imza ile sadece kurum içinde değil, kurumlar arasındaki yazışmaların da bilgisayar ortamında yapılabilmesi mümkün olmuştur. Bu yazışmalarda güvenli elektronik imza kullanılarak belgelerin değişmezliği ve inkar edilemezliği sağlanabilmektedir. Gizli belgeler için de güvenli şifreleme metotları kullanılarak alıcı ve gönderici arasındaki veri güvenliği sağlanabilmektedir.

Tüm bu gelişmeler ele alındığında; elektronik doküman yönetimi kullanan kurumların, kırtasiye, haberleşme, insan kaynağı vb. giderlerden büyük tasarruflar elde ettiği görülmektedir. Aynı zamanda işlerin aksamadan ve kesintiye uğramadan yürütülmesi de kurumların itibarına önemli katkılar sağlamaktadır.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin İlgili Mevzuata Uyumu

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemleri, kamu kurum ve kuruluşlarının tabi olduğu evrak ve arşiv ile ilgili mevzuata (Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkındaki Yönetmelik, 3473 sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, Standart Dosya Planı vb.) ve kuruma özel düzenlemelere (Genelge, Yönerge vb.)  uygun olarak geliştirilip kullanılabilir. Mevzuat veya uygulama değişikliklerinde, sistemde gerekli revizyonlar yapılarak evrak ve arşiv faaliyetlerinin mevzuata uygun, tam, doğru ve güvenilir olarak sürekliliği sağlanır.

Elektronik Doküman ve Arşiv Yönetim Sisteminin İç kontrol Sistemindeki Yeri

Elektronik doküman ve arşiv yönetimi, belirtilen yönleriyle iç kontrol sistemi kapsamında öngörüldüğü şekilde kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanımında katkı sağlamanın yanı sıra, iç kontrol sisteminin;

·         İdarenin faaliyetlerine ilişkin tüm bilgi ve belgelerin doğru, tam, ve güvenilir olması (KOS 1.6),

·         İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olması (BİS 13.1),

·         Yöneticiler ve personelin, görevlerini yerine getirebilmeleri için gerekli ve yeterli bilgiye zamanında ulaşabilmeleri (BİS 13.2),

·         Bilgilerin doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılabilir olması (BİS 13.3),

·         Kayıt ve dosyalama sisteminin gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsaması (BİS 15.1),

·         Kayıt ve dosyalama sisteminin kapsamlı ve güncel olması, yönetici ve personel tarafından ulaşılabilir ve izlenebilir olması (BİS 15.2),

·         Kayıt ve dosyalama sisteminin, kişisel verilerin güvenliğini ve korunmasını sağlaması (BİS 15.3),

·         Kayıt ve dosyalama sisteminin belirlenmiş standartlara uygun olması (BİS 15.4),

·         Gelen ve giden evrakın zamanında kaydedilmesi, standartlara uygun bir şekilde sınıflandırılması ve arşiv sistemine uygun olarak muhafaza edilmesi (BİS 15.5),

·         İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sisteminin oluşturulması (BİS 15.6)

şeklindeki genel şartlarını da doğrudan yerine getirmektedir. 

Elektronik Doküman ve Arşiv Yazılımlarının Modülleri ve Bileşenleri

Kamu evrak ve arşiv yönetimi yazılımları, kamu kurumlardaki evrak akışını ve arşiv sisteminin elektronik ortama aktarımını sağlayıp onay hiyerarşisini işleterek evrakın kontrollü bir şekilde ilgili birimlere dağıtılmasını ve arşivlenmesini sağlar. Gelen ve giden evrakın hangi aşamada onay beklediğinin takibi de yazılım üzerinde gerçekleştirilebilmektedir. Onaya gönderilen evrakla ilgili yetkilinin kurumda bulunmaması halinde, atamış olduğu vekili veya yetkisini devrettiği personel, ilgili süre içerisinde evrakları onaylama işlemini gerçekleştirebilmektedir. İlgili yazılımların arşiv yönetimi sistemleri, kanun ve yönetmeliklerde belirtilen arşiv sistemiyle birebir aynı işleyişe sahip olabilmektedir. Gerçekleşen tüm işlemlerde süreç içerisinde yer alan personele otomatik olarak yapması gereken işlerle ilgili e-posta ve mesaj ile uyarılar gönderilebilmekte, bu sayede süreçlerin hızlı ve doğru bir şekilde ilerlemesi sağlanmaktadır. Elektronik evrak ve arşiv yönetim sistemlerine ilişkin yazılımlar genellikle gelen evrak, giden evrak ve arşiv modüllerinden oluşmakta ve aşağıda belirtilen fonksiyonları yerine getirmektedir:

·         Gelen Evrak

Kuruma gelen evrak tarayıcı (scanner) ile taranarak pdf vb. formatlarda elektronik ortama aktarılır. Elektronik ortama aktarılan evrakın üst yazısı sisteme kaydedilerek gelen evrak ile birlikte yetkiliye gönderilir. Yetkilinin evrakı elektronik ortamda onaylamasından sonra dağıtılacak birimler belirlenerek ilgili birimin yetkilisine onay için gönderilir. İlgili birimin yetkilisinin onayından sonra dağıtılacak alt birim veya personel seçilerek, ilgili alt birime ve personele elektronik ortamda dağıtım yapılır. Bu işleyiş, her adımında ilgili personeli bilgilendiren e-posta ve mesaj uyarı alt yapısı ile çalışabilmektedir.

·         Giden Evrak

Giden evrak olarak hazırlanacak evrakın, yazılım içerisinde ilgili yönetmelik ve diğer düzenlemelere (Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik, kuruma özel Resmi Yazışma Kuralları vb.) uygun olarak tasarlanmış formatta oluşturulması sağlanır. Düzenlenen evrak gizli veya normal evrak olarak tanımlandıktan sonra ilgili yetkililere sırasıyla onaya gönderilir. Elektronik imza kullanımı yoksa ve onaylanan evrak kurum dışına gönderilecekse, çıktısı alınarak ıslak imza ile gönderilir. Onaya gönderilen evrakın onaylanmaması durumunda evrakın neden onaylanmadığının açıklaması yazılarak evrakı düzenleyen personele elektronik ortamda geri gönderilir, ilgili düzeltmeler yapıldıktan sonra tekrar onay hiyerarşisi işletilir.

·         Arşiv

Gelen ve giden evrakın işlem tarihinden bir yıl sonra arşive kaldırılması için e-posta ve mesajlarla ilgili personele hatırlatma yapılır. Arşiv sorumlusu gelen uyarılarla birlikte ilgili evrakın arşivde saklanma süresini belirleyerek arşiv yeri seçtikten sonra elektronik ortamda arşive kaldırılma işlemini gerçekleştirir (aynı zamanda, ıslak imzalı gelen ve giden evrakın nüshaları fiziksel arşive kaldırılır). Elektronik arşivde yer alan evrakın, yasal olarak arşivden de kaldırılma zamanı geldiğinde arşiv sorumlusuna uyarı ve mesajlarla evrakın arşivden silinmesi hatırlatılır. Arşivden silinen evraklar imha edilenler listesinde raporlanır. Arşivdeki bir evrakı incelemek isteyen personel, bağlı bulunduğu biriminden ilgili evrak hakkında inceleme talebinde bulunur; eğer birim yetkilisi talebi onaylarsa, ilgili evrak için gerekiyorsa tarih ve saat aralığı belirlenerek personele erişim izni tanınır.

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi yazılımlarında aşağıda belirtilen bileşenler yer alabilmektedir:

·         Evrak Yönetim Sistemi

·         İş Akışı Yönetim Sistemi

·         Arşiv Sistemi

·         Mesaj Yönetim Sistemi

·         İndeksleme Sistemi

·         Ajanda

  • Faks Yönetim Sistemi

Elektronik doküman ve arşiv yönetim sistemi yazılımlarında genellikle aşağıda belirtilen özellikler bulunmaktadır:

·         Tanımlanmış indeksler ile evrak arama

·         Evrak içinde metin arama

·         Arayüz özelleştirme

·         Kontrollü sanal değişiklik

·         Sürüm kontrolü

·         OCR/ICR/OMR/Barkod okuma

·         Faks entegrasyonu

·         E-posta entegrasyonu

·         Elektronik imza entegrasyonu

·         İşlem bazında yetkilendirme

·         Kayıt bazında yetkilendirme

·         Belge bazında yetkilendirme

·         Windows ve Office entegrasyonu

·   &nbs