Arşiv Yönetim Sistemi
Veri Yakalama
Doküman Yönetim Sistemi
SAYS-TS-SurumAE.docx
SAYISAL DEĞER ARŞİV YÖNETİM SİSTEMİ (SAYS) TEKNİK ŞARTNAMESİ
Amaç
Bu şartname; Sayısal Arşiv projesi kapsamında arşiv malzemelerinin, İndeksleme ve Arama Motoru Katmanı sisteminde kullanılmasını sağlayacak ürün ve hizmetlerin alımını sağlamayı amaçlamaktadır. Bu kapsamda kurulacak sistem, belgelerinin indekslenerek Masaüstü ve Web tabanlı bir arama motoru arayüzünden belge içeriklerinden ve belge kimlik bilgilerinden sorgulanmasını sağlayacaktır.
Tanımlar
SAYS | Sayısal Değer Arşiv Yönetim Sistemi |
OCR | Optical Character Regocnition |
LDAP | Lightweight Directory Access Protocol |
AD | Active Directory |
Portable Document Format | |
PDF/A | Portable Document Format/Archive |
XMP | Extensible Metadata Platform |
Private Cloud | Özel veya kuruma özgün bulut ve bulut teknolojisi |
MSS | Media Streamming Server – Veri Akış Sunucusu |
Failover Cluster | Yük Aktarma Kümeleme |
Full Text Search | Tam Metin Arama |
Statistical Semantics Search | Sezinsel İstatiksel Arama |
Metadata | Belge Kimlik Bilgileri, üst veri |
Genel Hükümler
Yüklenici, sözleşme yapılmasını takip eden 10 gün içinde sistemi çalışır durumda teslim edecektir.
Belgelerin orijinal veya elektronik kopyalarının örneklerinin çeşitli çalışmalar veya testler için kurum dışına çıkartılması talep edilmeyecektir.
Arşiv malzemesi kapsamındaki belgeler indeksleme motoruna metin araması yapılabilir PDF/A formatında dahil edilecektir. Söz konusu belgelerin yapısında, klasör yapısında, belge adı ve klasör adlarında herhangi bir değişiklik yapılmayacaktır.
Yüklenici, İDARE’nin belirleyeceği personel ile birlikte çalışarak işin yapılması esnasında eğitim faaliyetini de yerine getirecektir. İDARE’nin belirleyeceği personel aynı zamanda çalışmalara da nezaret edecektir.
YÜKLENİCİ 1 (bir) yıl süre ile teknik destek sağlayacak ve 1 (bir) yıl süre ile garanti kapsamında olacaktır. Teknik destek kapsamında yazılım sürümleri YÜKLENİCİ tarafından ücretsiz olarak sağlanacak ve İDARE’nin talebi halinde YÜKLENİCİ tarafından yeni sürümler yüklenecektir.
Teknik Özellikler
Genel Teknik Özellikler
Arşivlik malzemeler, PDF, JPEG, TIFF, Video, ses gibi çeşitli dosya türlerinde olabilecektir. Kurulacak sistem tüm dosya tiplerini destekleyebilecektir.
SAYS’ın alt yapısını oluşturan kurumsal bulut tabanlı kaynak yönetim ve Elektronik Doküman Yönetim Sistemi, kuruma ait klasör ve dosya paylaşımı ile ekip çalışmasını ve kurumsal hafızayı da sağlayacak şekilde kurum genelinde kullanılacaktır.
Uygulama, Sayısal Değer Arşiv Yönetim sistemi işlevsellikleri açısından web tabanlı olmalı ve İntranet üzerinden sisteme erişilebilmelidir. Sisteme ait fon ve alt fonların yönetilmesi maksadı ile gelişmiş Elektronik Döküman Yönetim Sistemi içeren masaüstü uygulamasına da sahip olacaktır.
SAYS, TS 13298 Elektronik Belge ve Arşiv Yönetim Sistemi standardının "Arşiv Yönetim Sistemi" bölümü ile uyumlu olmalıdır.
Masaüstü uygulaması “Windows Dosya Gezgini” konforunda, kolay ve kullanışlı arayüzlere sahip olmalıdır.
OCR uygulamaları ve OCR/ICR tabanlı uygulamalar ile entegre çalışabilmelidir. Resim formatındaki dosyalar, resim formatındaki PDF dosyalara OCR işleminden geçirilebilmelidir. Toplu OCR olanaklarına sahip olmalıdır.OCR işleminden geçen dosyalar aranabilir PDF, WORD, RTF, TEXT dosya tiplerine dönüştürülebilmelidir.
Video, audio, PDF formatındaki dosyaları “stream” yapısında kullanabilmelidir. Bu maksatla ayrı bir “media streaming server”a sahip olmalıdır.
Bir sunucu üzerinde kurulu olduğunda en az 400 TB depolama kapasitesi olmalıdır. Sunucu çiftliği kullanımı ile depolama kapasitesi arttırılabilmelidir.
SAYS, yerel disk ile eşleştirmeye gerek kalmadan çalışabileceği gibi arzu edilirse yerel disk ile de eşleştirme olanaklarına sahip olmalıdır.
SAYS, Elektronik Doküman Yönetim Sistemi de içermelidir.
MS SQL Server denetiminde veri akışı teknolojisi kullanılarak dosya ve klasörlerin depolanmasını sağlanacaktır.
Tek noktadan erişim sunucusuna sahip olacaktır. SSO(Single Sign-on Server) LDAP/AD, veritabanı düzeyinde kullanıcı yetkilendirme, Windows Workgroup ile çalışabilecek ve yönetebilecektir.
Veri akış (stream) teknolojini kullanacaktır. Veri akışına uygun dosyaları açabilecek, yürütebilecek ve veri akışı tabanlı olarak dosyaları kurumsal buluta gönderebilecektir.
PDF dosyalar arşive katılırken PDF dosya içerisindeki kullanılmayan nesnelerin temizlenmesi sağlanacak. Arşiv malzemesi kapsamındaki PDF dosyaları PDF/A standardında ve LİNEER yapıda olacaktır, sisteme katılması esnasında PDF dosyalar LİNEER hale getirilecektir.
Görüntülerin OCR dan geçirilmesi öncesinde görüntü üzerinde bulunan tel zımba, delgeç izleri ve noktacıklar gibi kirlilikler yok edilecektir.
SAYS, kaynak depolama sistemi, kaynak yönetim sistemi, tek noktadan erişim sunucusu, veri akışı, arama motoru ve arşiv gezgini bileşenlerinden oluşmalıdır.
İmha süresi takibine olanak sağlamalı ve otomatik olarak SDP (Standart Dosya Planı)’na uygun olarak imha edilecek belge listelerini yetkili personele gönderebilmeli ve imha tutanakları otomatik olarak hazırlanabilmelidir. İmhası onaylanan belgelerin fiziki arşivdeki karşılıkları imha tutanaklarında yer almalı ve imha işlemi esnasında dijital kayıtlar sistemden çıkartılabilmelidir.
Kaynak Depolama Sistemi Teknik Özellikleri
Dünya genelinde büyük arşivlerde de kullanılmakta olan MS SQL Server 2014 veya MS SQL Server 2016 “File Stream” teknolojisini kullanılarak arşiv malzeme ve kaynaklarının arşivlenebilmesine olanak sağlamalıdır.
Yük aktarma kümeleme (Failover Cluster) özelliği talep edildiğinde kullanılacaktır.
SAYS, Kurumsal bulut teknolojisi alt yapısına sahip olacaktır. Bu sayede sistem dikey ve yatay ölçeklenebilir yapıda olacaktır. SAYS, bulut üzerinde yer alan istenilen sayıda sistemlerden meydana gelen şeffaf bir sistem olabilecektir. Yetkili kullanıcı hangi fon veya koleksiyonun nerede olduğu bilmeden bulutta bulunan sistemlerin tamamında arama yapabilecektir.
SCSI ve yüksek hızlı fiber kanal bağlantılı depolama birimleri üzerindeki disklerde “filegroup” lar tanımlanmalı, disklere kaynakların otomatik olarak yayılması sağlanacak şekilde konfigüre edilmelidir.
Sisteme yeni disk eklendiğinde depolama birimi üzerindeki diğer disklerde bulunan kaynaklar tüm disklere otomatik olarak yayılacaktır.
Tam metin arama (full text search) ve istatiksel sezinsel (statistical semantics) arama indeksleri tek bir katalog olarak tanımlanacaktır.
Kaynak Yönetimi Teknik Özellikleri
Genel Özellikler
Masaüstü uygulama ile yönetilebilmelidir. Tercihan WPF ClickOnce uygulaması olmalı ve otomatik olarak masaüstü kaynak yönetim yazılımı güncellenmelidir.
Kaynak yönetim sistemi SAYS’ın alt yapısını oluşturacak kurumsal bulut servislerini de kapsamalıdır. Söz konusu servisleri kullanarak kurum bünyesinde geliştirilecek uygulamalara olanak sağlamalıdır.
Klasör ve dosya paylaşma olanağı olmalıdır. Klasör paylaşıldığında kullanıcı ve/veya kullanıcılara e posta gönderilerek bilgilendirilmelidir. Dosya paylaşımında ise, eğer dosya çoklu ortam dosyası ise yürütme ve indirme linkleri, diğer dosyalar paylaşıldığında ise sadece açma/çalıştırma linki e posta ile gönderilmelidir. E posta gönderme sadece sisteme kayıtlı kullanıcılara olabilmelidir.
Yazma amaçlı otomatik ve manuel dosya kilitleme (check-in ve check out)
Sürüm kontrolü sayesinde hangi kullanıcının ne şekilde dosya üzerinde işlem yaptığını görüntülenebilmelidir. Önceki sürümler istendiğinde görüntülenebilmeli/açılabilmelidir.
Silinen dosyalar için özel bir geri dönüşüm kutusuna sahip olmalıdır. Silinen dosyalar açılıp görüntülenebilmeli, geri alınabilmeli veya silinebilmelidir. İstendiğinde ise geri dönüşüm kutusu tamamen silinebilmelidir.
Dosyaları açmaya veya yürütmeye gerek kalmaksızın ön izlenebilme yeteneğine sahip olmalıdır. Ön izleme istendiğinde kapatılabilmelidir.
İstenen klasör ve dosyalar yerel diske indirilebilmelidir veya kopyalanabilmelidir.
İstenen klasör ve dosyalar yerel diske kopyalanabilmelidir.
Sayısal Arşiv Yönetim Sistemi ile entegre olabilmelidir ve alt yapısını oluşturmalıdır.
PDF formatındaki dosyalar için özgün bir görüntüleyiciye sahip olacaktır. PDF dosyanın tamamının indirilmesini beklemeden sayfalar görüntülenebilecektir.
Sistemde oluşabilecek hatalar kullanıcı tarafından hatanın görüntülendiği ekranda sistem yöneticisine gönderebilecektir.
Yetkilendirme
Klasör paylaşmada aşağıdaki izinler verilebilmelidir:
Tam denetim
Okuma izini
Okuma ve yürütme izini
Yazma izini
Değiştirme izini
Silme izini
Klasör içeriğini listeleme
Eşleştirme
Paylaşılan bir klasörün altında yer alan klasörlerde aşağıdaki izinler verilebilmelidir:
Tam denetim
Okuma izini
Okuma ve yürütme izini
Yazma izini
Değiştirme izini
Silme izini
Klasör içeriğini listeleme
Kaynak Paylaşma
Etki alanında bulunan bir sunucuya ait paylaşılan dosya sisteminden bulut depolama alanına klasör izinleri kopyalama esnasında otomatik olarak aktarılabilmelidir. Ağ paylaşımı kullanılarak kullanılan kullanıcı ve kullanıcı gruplarına ait dosyalar aynı yetkiler ile kurumsal bulut depolama alanına taşınabilmelidir.
Klasör ve dosya paylaşmada paylaşılan kişi ve gruplar LDAP, AD veya Windows Workgroup’tan alınarak gösterilebilmeli, bu aşamada istenilen grup veya kullanıcılarda arama yapılabilmelidir.
Dosya paylaşımında süre sınırı da olabilmelidir, bu süreler gün bazında verilmeli ve süre bitiminde erişim ve link silinmelidir.
Çoklu ortam dosyaları paylaşılabilmelidir. Çoklu ortam dosyası paylaşıldığında, çoklu ortam dosyasının seçilmesi ve yürütülmesi “hit” sayısı tutulabilmelidir. “Hit” sayısı dosya listelemesinde gösterilebilmelidir.
Paylaşılan çoklu ortam dosya kliplerine kullanıcı yorum yapabilmeli, diğer yorumları görüntüleyebilmeli, arzu ettiği taktirde “beğeni (rating)” belirleyebilmelidir. Ortalama beğeni derecelendirme de görüntülenebilmelidir.
Benimle paylaşılanlar ve benim paylaştıklarım ayrı sekmelede görüntülenebilecektir.
Güvenlik
Kullanıcı bilgisayarına ait yerel disklerden yararlanabilme ve arzu edilen klasör ve dosyaların kriptolanarak güvenliğin sağlanmasına olanak sağlamalıdır.
Dosyalarınızı buluta kopyalarken kriptolama olanağı olmalı ve iletişim ortamında kriptolanarak kopyalanabilmelidir.
Dosyalar kişisel ve grup bazında kriptolanarak saklanabilmelidir. Dosyanın kriptolu olduğu dosyalar listelenirken uygun bir simge ile görüntülenebilmelidir.
Metin içerisinde arama, dosya erişim, eposta ile paylaşım, dosya güncelleme, dosya silme işlemleri için kapsamlı tarihçe tutulmalıdır.
Aktif Dizin/LDAP/Windows Workgroups doğrulama ve yetkilendirme ile uyumlu olmalıdır. Kullanıcılar söz konusu AD/LDAP gibi sistemlerden doğrulanarak sisteme erişebilmelidir.
Kullanıcı doğrulama ve yetkilendirme, bulutta yer alan diğer sunucuların haberleşmesi maksadı ile tek noktadan erişim sunucusuna sahip olacaktır. Kullanıcı veya servisler ‘token’ tabanlı olarak oturum kuracak ve devam ettirebilecektir.
Arama, Bulma ve Görüntüleme
Belge/dosya adında ve içeriğinde tam metin arama yapabilmelidir.
Tam metin aramada karmaşık arama olanağına sahip olmalıdır.
Tam metin arama, tüm yetkili klasörler için veya istenilen bir klasörde olabilmelidir. Tam metin arama sonuçlarında metin içerisinde aranan kelimelerin geçtiği ilk paragraf görüntülenebilmeli ve bulunan kelime veya kelimeler boyanabilmelidir.
Türkçenin morfolojik yapısına göre arama yapabilmelidir.
Arama işlemi kaynakların (fon, koleksiyon, klasör ve dosya) listelendiği pencerede yapılabilmelidir.
Diğer dosyalardaki içerikten ve dosya adından arama yapılabilmesine benzer olarak video kliplerin etiket, açıklamalar ve yorumlar bölümlerinde içerikten arama yapılabilmelidir.
Gerek dosyalar, gerekse çoklu ortam dosyalarına ve çoklu ortam dosyalarına ait klipler tek bir arama ile görüntülenebilmeli, istenilen dosya açılabilmelidir.
Dönüştürme
Resim formatındaki dosyaları Word, Excel, pdf, text, html gibi formatlarına dönüştürebilme (OCR). Bu sayede tüm kurum için merkezi olarak OCR işlemlerini sağlayabilmelidir.
Resim tipindeki belgeler içerisinde içerik araması yapabilmelidir.
Yeni klasör ve dosya eklenebilmelidir.
Masaüstünden, yerel diskten klasör ve dosyaları sürükleyip bırakarak kopyalayabilmelidir.
Güncellenen belgeleri otomatik olarak bulutta saklanabilmelidir.
Klasör ve dosya listesinde sayfalama olanağı olmalıdır. Bu sayede Windows dosya gezgininin de kısıtları çok fazla klasör ve dosya sayısındaki sorunları olmamalıdır.
Talep edildiği takdirde e-imza kullanılmasına yönelik alt yapıya sahip olmalıdır.
PDF dosyalar Word dosyasına OCR kullanmadan dönüştürülebilmelidir.
Word dosyaları OCR kullanmadan PDF formatına dönüştürülebilmelidir.
Resim formatındaki dosyalar yine resim formatında PDF formatına dönüştürülebilmelidir.
Veri Akışı (Media Streaming Server-MSS) Teknik Özellikleri
SAYS, PDF, Video, ses, resim formatındaki kaynakları veri akışı halinde görüntüleme veya yürütme özelliğine sahip bir MSS bileşenine sahip olacaktır.
Video tipindeki dosyalarından MP4, QuickTime, AVI, Flash, OGG, OGV, WMV, WebM formatındaki dosyaların veri akışı yapısında sunabilmelidir.
Ses dosyalarından, MP3, WAV, OGA, OGG, formatındaki dosyaları veri akışı yapısında sunabilmelidir.
Tüm PDF versiyonlarına ait PDF formatındaki dosyaları veri akışı yapısında sunabilmelidir. Lineer olmayan PDF dosyalarını lineer hale getirmek için gerekli dönüştürücü yazılımlar da firma tarafından sağlanacaktır.
Resim tipindeki dosyalardan JPG, BMP, TIF, PNG formatındaki dosyaları veri akışı yapısında sunabilmelidir.
Yukarıda verilen dosyalar MS SQL File Stream veritabanlarında olacaktır. Aşağıdaki verilen servisleri sağlayacaktır.
Dosyaların veri akışı yapısında sunulması iler ilgili servisler
Dosyaların veri akışı yapısında sisteme yüklenmesi ile ilgili servisler
Video, ses, resim ve PDF dosyalarında dosyanın indirilmesini beklemeden yürütebilmeli ve stream yapısında veri alış verişine uygun olmalıdır.
Çoklu ortam dosyaları masaüstü, Web ve mobil uygulamalardan yürütülebilmeli, eposta ile paylaşıldığında ise Web tarayıcı tarafından da yürütülebilmelidir. Web tarayıcısında çalışacak bir yürütücüye sahip olmalıdır.
Veri akışı “adaptive bit rate” olacaktır. Bu sayede bant genişliğinin düşük olduğu durumlarda bile çoklu ortam dosyaları yürütülebilecektir.
Veri akışı yürütücü veya dosya yapısına bağlı olarak “adaptive streamming” veya “partial streamming” olabilmelidir.
Video ve ses dosyaları Microsoft Media Player ile birlikte yürütülebilmelidir.
Web tarayıcılarda asgari MP3, MP4, Flash, OGG, OGA, OGV, WebM, WAV, PDF, resim dosyalarını yürütebilecektir.
Web tabanlı bir PDF görüntüleyiciye sahip olacak ve İDARE kendi uygulamalarında kullanabilecektir. PDF görüntüleyici ilgili sunucu tarafından da hizmet verebilecektir.
Web tabanlı bir video, ses yürütücüsüne sahip olacaktır ve İDARE kendi uygulamalarında kullanabilecektir. PDF görüntüleyici ilgili sunucu tarafından da hizmet verebilecektir.
Eposta ile paylaşılan medya marketten herhangi bir uygulama indirmeksizin mobil cihazlarda kullanılabilecek ve eposta mesajından seçilmek suretiyle yürütülebilecektir. Kullanıcı doğrudan ilgili dosyayı yürütebileceği gibi yürütme linkinin altında bulunan “indirme” linkini kullanarak indirebilecektir.
Medya dosyalarının paylaşılabilmesine olanak sağlamalıdır.
Lineer PDF yapısındaki dosyalar indirilme tamamlanmadan ilk sayfadan başlanarak görüntülenebilmelidir.
PDF dosyaları arşive katıldığında lineer hale getirilebilmeli ve PDF dosya içerisinde yer alan ve kullanılmayan nesneler otomatik olarak temizlenebilmelidir.
Resim dosyaları için ayrı bir masaüstü görüntüleyiciye sahip olmalıdır, gerek masaüstü görüntüleyicide gerekse Web tarayıcısında seçilen resimler indirilme tamamlanmadan görüntülenmeye başlayabilmelidir.
PDF görüntüleyicinin dosya indirme, yazdırma gibi özellikleri güvenlik nedeniyle aktif olmamalıdır.
PDF görüntüleyicide görüntülenen dosyalar 4 adet diyagonal filigrana sahip olmalıdır. Filigran yazı ve resimlerin seçilmesine engel olmayacak şekilde şeffaf olmalıdır.
Arama Motoru, Arşiv Gezgini, Belge Kimlik Yönetimi Sistemi Teknik Özellikler
Indeksleme ve arama motor ile içerikten tam metin arama yapabilme, arşiv gezgini ve belge kimlik yönetimi özelliklerini içerecek WEB tabanlı yazılımının teknik gereksinimleri aşağıda belirtilmiştir.
Arşiv malzemelerinden belgeler “Searchable PDF” formatında, belge kimlik bilgileri PDF dosya ile birlikte ilgili arşiv fonunun klasörlerinde birlikte bulundurulmalıdır veya XMP(Extensible Metadata Platform) standardında PDF dosyasının içerisinde gömülü olmalıdır. Belge kimlik bilgileri yapısal olmayan (unstructured) formatta olmalıdır. Belge kimlik bilgileri veri tabanı tablolarında olmayacaktır.
Yazılım kullanıcı yönetimi ara yüzüne sahip olmalı, çeşitli kullanıcılar yetki dahilinde sorgulama yapmak için yetkilendirilebilmelidir.
Arşiv malzemeleri veri tabanı kontrolunda olan bir sistemde klasör ve dosya yapısında veya fon ve alt fonlar olarak bulundurulacaktır.
Sistem yöneticileri gerekli olduğu durumlarda veri tabanı yönetim sisteminin kontrolünde olan klasör, alt fon ve dosyalara veri tabanı yönetim sistemi yetkisi ile erişilebilecektir.
Yazılım üzerinden doküman havuzuna yetkisiz erişim engellenmelidir. Erişim sadece veritabanı düzeyinde, sistem yöneticisi ve arşiv yöneticisi gibi kullanıcılar tarafından yapılabilmelidir.
Veri tabanı ilişkisel veri tabanı olacak, ancak hiyerarşik yapıyı da destekleyecektir.
Veri tabanı üzerinden de sorgulamalar yapılabilecek, dosya ve klasörlerin eklenmesi, silinmesi ve güncellenmesi veri tabanı üzerinden de yapılabileceği gibi veri tabanı düzeyinde bir yetkilendirme ile dosya sisteminden de gerçekleştirilebilecektir.
Uygulama modüler yapıda olmalı, yeni modüllerin sistemle bütünleştirilmesi kolayca yapılabilmelidir.
Yazılım “Google benzeri” arama kabiliyetlerine sahip olabilmeli, detaylı arama, içerikten arama ürünün kabiliyetleri arasında olmalıdır.
Söz konusu yazılım kullanıcı yönetimi arayüzüne sahip olmalı, çeşitli kullanıcılar yetki dahilinde sorgulama yapmak için yetkilendirilebilmelidir.
Yazılım aktif dizin (Active Directory)/LDAP üzerinden kullanıcı adı ve parola ile girişe olanak tanımalı, belgelere erişim aynı zamanda bu kontrol ile de sağlanabilmelidir. Belgelere erişim ve tüm sorgulamaların tarihçesi tutulabilmelidir.
Yazılım dosya içeriğinden sorgulama yapmaya olanak tanımalı, ileri arama teknikleri ile sorgulama sonucuna saniyeler içerisinde ulaştırmalıdır.
Yazılım kullanıcı sayısında kısıtlama getirmemeli ve son kullanıcılar için, tüm fonksiyonları yerine getirebilen tam kullanıcı lisansı verilmelidir.
Sistemde tüm kullanıcılar aynı anda çalışabilmeli, her türlü işlemi hiçbir engel ile karşılaşmadan yapabilmelidir.
Ekranlar, raporlar ve uyarı/hata mesajları tamamıyla Türkçe olmalıdır. Uygulama sade, kullanımı kolay, standart bir görünüme ve menü düzenine sahip olmalıdır. Kullanıcı ara yüzü, tüm yazılım için tek tip olmalı ve işlemleri yerine getirmek için olabildiğince aynı tuşlar kullanılmalıdır. Yapılan her işlemle ilgili durum bilgisi kullanıcıya aktarılmalıdır.
Yazılım kullanım ve sistem yönetimine yönelik kullanım kılavuzu ve yardım ekranları olanakları Türkçe olmalı ve yazılım içerisinde ilgili ekranlarda kullanıcıya sunulmalıdır.
Yazılım Türkçe karakterler ile sorunsuz çalışabilmeli, tüm sorgulama, sıralama ve kayıt işlemleri Türkçe alfabeye göre yapılabilmelidir.
Yazılım içerisinde hiçbir doküman fiziksel olarak silinememeli, bunun yerine dokümanlar yetki dâhilinde pasif hale getirilmelidir.
Yazılımın sorgulaması sonucunda dönen değerde belgenin adı, bulunduğu klasör, ne kadar yer kapladığı, hangi formatta olduğu (formatın logosu ile beraber) temin edilecek yazılım tarafından sağlanmalıdır.
Yetkili arşiv kullanıcılar tarafından oluşturulan klasörler içerisinden belgelerin kimlik bilgilerine göre de arama yapılabilmelidir.
Kullanıcıların arşiv fonları bazında sorgulama ve erişim yetkileri olmalıdır. Kullanıcı fon bazında veya tüm yetkili olduğu fonlar bazında sorgulama ve arama yapabilmelidir.
Belge kimlik bilgileri (meta veriler) esnek olabilecektir. Bir fon içerisinde farklı metadata tipleri olabilecektir..
Arşiv Yönetim Sisteminde bulunan evraklara aşağıdaki arama yöntemleri ile ulaşılabilmelidir:
Anahtar kelime, belge kimlik bilgilerinde Arama
Belge İçeriğinden Arama
Anahtar kelime, belge kimlik bilgilerinde arama ve İçerikten arama
Arşiv Yönetim Sistemi içerisinde bulunan dokümanların, fiziksel olarak nerede bulunduğu bilgisi de sistem içerisinde tutulabilmelidir. Bu bilgiler taşınabilir dosya yapısı olan PDF’in metadata katmanında yer alacaktır.
İçerik tabanlı arama Türkçe karakterler ve Türkçe dilinin morfolojik nitelikleri için de çalışmalı, MS-Office formatları ile text dokümanların sisteme katılırken indekslenmesi halinde daha sonra içlerinde geçen bir kelimeden / sayıdan (sayısal bazlı içerik arama) bulunmaları mümkün olmalıdır. Doküman arama işlemlerinde tam metin arama (full-text search) imkânı olacak, dokümanların herhangi bir yerinde geçen metine göre arama/sorgulama yapılabilecektir. Bağlaçlar dahil olmak üzere tüm kelimeler indekslenmelidir.
İçerik tabanlı arama yapıldığında aranan kelimeler doküman üzerinde işaretlenerek getirilecektir.
Yazılım, PDF, DOC, XLS, PPT, XML, HTML, JPG, TIFF, Video ve ses dosya formatların desteklemelidir.
Yazılım, .NET çatısı altında web tabanlı ileri ve güncel teknolojiler kullanılarak gerçekleştirilmiş olması gerekmektedir, .NET çatısı sürümü 4.6 ve üzeri olacaktır.
Yazılım tasarımda kullanıcı dostu yaklaşım (user-friendly) mevcut olması gerekmektedir.
Yazılımda, arama sonucunda çıkan kelimeleri boyama özelliğinin sunulması gerekmektedir.
Yazılım, çok büyük verileri çok hızlı arama (milisaniyeler, saniyeler mertebesinde) arama sonucu döndürmesi gerekmektedir.
Yazılımın, ölçeklendirilebilir, yüksek performanslı indeksleme özelliğine sahip olması gerekmektedir.
Yetkisiz fonlarda belge varlığı arama olanağına sahip olmalı, yetkisiz belgeler için alıntı, belgenin görüntülenmesi engellenmelidir. Sadece yetki dahilinde olan belgelerde belgenin geçtiği satır görüntülenmeli ve belgeye erişilebilmelidir.
Bir veya daha fazla fon veya katalog için seçme ve arama olanağı olmalı ve arama için seçilen fon veya kataloglar pencerede görüntülenebilmelidir.
Arama sonucunda bulunan kayıt sayısı görüntülenebilmeli veya bir düğme yardımı ile bulunan belge sayısı gösterilebilmelidir.
Arşiv uzmanının veya yetki verilen personelin kullanımına özgün “dosya gezgini” olmalı ve çok sayıda belgeyi listeyebilmeli ve istenen dosyanın ve belge üst verilerinin (varsa) görüntülenmesini sağlamalıdır. Dosya gezgini ile yetki dahilinde belge silinebilmeli veya belge eklenebilmelidir (yapılan işlemler kayıt altına alınmalı).
Dijitalleştirme Sistemi Teknik Özellikler
Sabit form, yarı esnek ve esnek form biçimindeki belgelerden belge kimlik bilgilerini (metadata) ve anahtar kelimeleri yakalayabilecektir.
Esnek form tipindeki belgelerden “belge kimlik (metadata)” veri alanlarını oluşturulacak şablonlar ile yakalayabilme yeteneğine sahip olacaktır.
Veri yakalama ile birlikte ICR/OCR olanaklarına sahip olacaktır. Anahtar kelime, belge kimlik verilerine ait veri unsurlarının elde edilmesi ile birlikte aynı anda içerikte aranabilir PDF/A formatında saklayabilecektir.
OCR ve veri yakalama işlemleri için sistemin girişine verilecek belgelerin türü PDF, BMP, PNG, JPG veya TIF olabilecektir.
Bitişik olmayan el yazısı alanlarını yakalayabilmelidir. Söz konusu alanlar kutucuklar içerisinde veya form üzerinde belli alanlarda olabilecektir.
JPG veya TIFF dosya biçiminde taranan belgelerin çözünürlüğü asgari 200 DPI olacaktır ve sistem asgari 200 DPI’ı destekleyebilecektir.
Söz konusu sistem Sayısal Değer Arşiv Yönetim Sistemi ile entegre olacaktır.
Asgari 4 CPU core desteğine sahip olacaktır.
Sayfa kotası olmayacak ve sınırsız olarak verilecektir.
Görüntü iyileştirme olanaklarına sahip olacaktır. Görüntülerin OCR dan geçirilmesi öncesinde görüntü üzerinde bulunan tel zımba, delgeç izleri ve noktacıklar gibi kirlilikler yok edilecektir.
Tarama sonucunda olabilecek düşey eksen eğikliklerini 10 dereceye kadar otomatik olarak giderecektir.
Ters taranan sayfalar otomatik olarak sistem tarafından düzeltilecektir. Manuel olarak ta operatör sayfa yönlendirmesini yapabilecektir.
Belge kimlik verilerinde şüpheli durumlarda en az 3 doğrulama operatörü tarafından doğrulama yapılacaktır.
SAYS’a otomatik olarak aktarılacaktır. Bu esnada içerikte aranabilir ve arşiv formatında dönüştürülen PDF/A dosyasının metadata katmanına yakalanan belge kimlik bilgileri konulacaktır. Belge kimlik bilgileri SQL tablosunda tutulmayacak ve PDF yani taşınabilir dosya yapısı formatına uygun olacaktır.
PDF içerisinde 3 katman bulunacaktır. Bunlar: Resim, metin ve metadata (belge kimlik bilgileri).
Sistem özelleştirilebilir olacaktır. Görüntü ithal etme, dışarı aktarma, görüntü iyileştirme, veri yakalama aşamalarında C#, JavaScript, VB Script dilleri kullanılabilecektir.
LDAP/AD ile entegre olabilmelidir.
Tarama, doğrulama, sistem yönetimi Web ve masaüstü uygulamalardan yapılabilmelidir.
WEB uygulaması HTML 5 teknolojisine sahip olmalı ve özelleştirilebilmelidir.
Veri yakalama iş kuralları oluşturulabilmelidir.
Yeni veri tipleri yaratılabilmelidir.
Veri yakalamada otomatik doğrulama kullanılabilmelidir. Doğrulama mümkün olduğunca kurum bilgi sistemlerinden yararlanılarak yapılabilmeli, genel sözlük ve özel sözlük kullanılabilmelidir.
Veri yakalama sistemi WEB API’ye sahip olmalıdır.
Sistem bir sunucu veya iş istasyonuna kurulabilecek ve şablonların oluşturulması, sistemin yönetimi sunucu, iş istasyonları üzerinden yapılabilecektir.
Entegrasyon
SAYS’e WEB API’ye sahip olmalıdır. Söz konusu servisleri kullanarak kurum bünyesinde geliştirilecek uygulamalarla entegrasyona olanak sağlamalıdır.
Sistem yöneticileri gerekli olduğu durumlarda veri tabanı yönetim sisteminin kontrolünde olan klasör, alt fon ve dosyalara veri tabanı yönetim sistemi yetkisi ve lokal yönetici ile işletim sistemine erişmek suretiyle yapabileceklerdir.
