döküman yönetim sistemi

CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi (DYS) Kılavuzu

CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi

Bu kılavuz “CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim”  kullanımı hakkında bilgiler sunmak ve kullanıcılara en iyi şekilde yardımcı olmak amacıyla  hazırlanmıştır.

CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi; belge kimlik bilgilerinde (öz nitelik veya üst veri), belgelerin içeriğinde veya belge kimlik bilgi tanıtıcılarını kullanarak arama yapmayı sağlar.

CubeBox eArşiv ve Doküman Yönetim Sistemi'nin amacı; arşivlenen belgeleri kullanıcılar için en kısa sürede erişilebilir hale getirerek kullanıcı ihtiyacını karşılamaktır.  

“Google” benzeri akıllı arama motoru sayesinde milyonlarca belge içerisinde arama yaparak arzu edilen belgeye saliseler mertebesinde erişebilmeyi sağlar. ABBYY Recognation Server ve benzeri ICR/OCR yazılımları ile entegre çalışan ürünümüz ile arşiv sistemine yeni bir bakış açısı getiriyoruz.

İnternette bilgiye ulaşmak arama motorları ile mümkün kılınmakta ve hayatımızı kolaylaştırmaktadır. CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi bu kolaylığı arşiv belgelerine ulaşmada sunmaktadır. Milyonlarca hatta milyarlarca belgeyi kataloglamayı gerçekleştirebilmektedir. Üstelik bunun için profesyonel bir arama yapmanıza gerek yok. Ulaşmak istediğiniz belgenin hem başlığında hem de içeriğinde geçen bir kelimeyi yazarak o belgeye ulaşmanız mümkündür. Daha özel bir sorgulama yapmak istediğinizde ise kullanma kılavuzumuzdan ve arama motorunda da bulunan “yardım” kısmından yararlanabilirsiniz. Karmaşık olmayan bu birkaç basit adımla aradığınız belgeye saatlerinizi harcamadan ulaşabilirsiniz. 

CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi Özellikleri

·         WEB , Masaüstü ve mobilden çalışabilme. ASP.NET teknolojileri

·         Belge sınırı bulunmamaktadır. Milyarlarca sayfa belge ve yüzlerce Peta Byte kapasitelerden yararlanılabilmektedir.

·         Arama hızı saniyeler mertebesindedir ve belge sayısı arama hızını etkilememektedir. Arama hızı aramanın kompleksliğine bağlı olarak saniyeler mertebesindedir. Çok gelişmiş bir doküman yönetimi ve arşivleme arayüzüne sahiptir.

·         İçerikten aramada full-text ve sezgisel istatiksel yaklaşım.

·         Google benzeri belge içeriğinden arama yapılabildiği gibi, belge kimlik bilgileri içeriğinden, belge kimlik veri alanları kullanılarak ta arama yapılabilmektedir.

·         Çeşitli arama yöntemleri arasında kolay geçiş olanağı.

·         Yetkili olunmayan fonlarda belge varlığı aranabilmektedir (belge varlığı arama yetkisi verildiği taktirde).

·         Belge kimlik bilgileri yapısal değildir. Tamamen esnek ve metin tabanlıdır, veri tabanı kullanılmamaktadır.

·         Fon bazında, alt fon, klasör, kutu bazında, gömlek bazında ve/veya belge bazında belge kimlik bilgileri oluşturabilme. Belge kimlik bilgileri sayısında herhangi bir sınır bulunmaktadır. Örneğin bir belgeye ait çeşitli zamanlarda yapılan çalışmalar sonucunda istenen sayıda belge kimlik bilgisi olabilmektedir.

·         ABBYY Recognition Server, ABBYY Fine Reader, ABBYY FlexiCapture ve diğer optik karakter tanıma sistemleri ile uyumludur.

·         Taranan belgeler OCR işleminden geçtikten sonra otomatik olarak indekslenir, herhangi bir kullanıcı müdahalesine gerek bulunmaz.

·         Ekran resminin çekilmesini önlemek ve caydırmak maksadı ile belgeye erişen kullanıcı için o an üretilen kodun dört diagonal şeffaf filigran olarak görüntülenmesi.

·         Dosya gezgini özelliği. Dosya gezginini kullanarak dosya ekleme, dosya silme (yetki verilen kullanıcılar için). Çöp tenekesi yapısında silinen dosyaların kayıt altına alınması.

·         Sorgulama ve belge erişiminin IP adresi, kullanıcı, tarih-saat, sorgu ve erişilen belge olarak tarihçesinin tutulması/kayıt altına alınması.

·         Aktif dizin hizmetleri (LDAP veya AD) ile sisteme erişim ve doğrulama, müşteriye özgün doğrulama ve erişimin sağlanması.

·         CentraCUBE İş akış Yönetim Sistemi (Microsoft Workflow Foundation temelli) ile entegre yapı.

·         İş akış yönetim sistemi ile arşiv malzemelerinin birim ve kurum arşivlerine saklama-imha planlarına uygun olarak iletilmesi.

·         Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, Doküman Yönetim Sistemleri, EBYS, DYS, 3.parti elektronik arşiv ve doküman yönetim sistemleri ile kolayca entegre olabilme.

·         Fon/alt fon/katalog bazında kullanıcı yetkisi atayabilme.

·         Aynı yapı içerisinde farklı arşivler oluşturabilme.

·         Gelişmiş rol bazlı kullanıcı yönetimi ile içerikte arama, belge kimlik bilgilerinde arama, dosya gezgini, dosya düzenleme (dosya silme, dosya yükleme gibi), belge kimlik bilgisi düzenleme, belge varlığı arama yetkilendirmeleri. Yetkilendirmeler rol ve birim bazında olabilmektedir.

·         Arşiv niteliklerinin yanı sıra kurumsal hafıza için de kullanılmaktadır. Bu sayede kurum/şirkete ait tüm doküman, dosyalardan çalışanlar yararlanabilmekte ve çok kısa sürede istedikleri bilgilere erişebilmektedirler.

·         Her türlü formattaki dosya biçimleri kullanılabilmektedir. Bunlardan bazıları PDF, Word, Excel, PowerPoint, XML, text, RTF, vb. Birim, kurum ve şirket arşivlerinde ise standart olarak PDF/A dosya biçimi kullanılabilmektedir.

·         PDF sürüm 1.3, 1.4, 1.5, 1.6, 1.7, PDF/A sürüm 1a, 1b, 2a, 2b, 2u sürümleri ile uyumludur.  Herhangi bir aranabilir PDF formatı istenilen PDF sürüm/formatında görüntülenebilir.

·         Arşiv belgeleri ( özgün/ ticari/ kuruma ait) kripto algoritmaları ile kriptolanabilmektedir. Yetki dahilinde olmak üzere; kriptolu belgelerde içerikten arama ve yine kriptolu belgelerde kimlik bilgilerinde arama özellikleri mevcuttur.