e-Archive Document Management System

CUBEBOX DOKÜMAN YÖNETİM SİSTEMİ EBYS E-ARŞİV DYS

earsivdokumanyonetimi

CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemi (EBYS & DYS uyumlu)

CubeBox e-Arşiv ve DYS Nedir Ne İşe Yarar ?

CubeBox kurumsal bir e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sistemidir. Emsalsiz bir içerikten arama özelliğine sahiptir. Dosyaları açmadan içerikte arama yapılabilirsiniz. Bu sayede oldukça hız kazanıp zamandan tasarruf sağlarsınız. Dropbox ve Google Drive ile senkronize çalışma opsiyonu da sunmaktadır. Dijital, Sayısal Arşivinizi Yönetmek için ihtiyacınız olan herşey CubeBox ile sağlanır. Dijital arşiv yönetimi ile birlikte dijital arşiv hizmetimizi inceleyebilirsiniz. DYS, EBYS sistemleri ile entegre çalışabilir, çok güçlü herşeyi sağlayabilen bir API'ye sahiptir. Yazılımın içinde %100 milli ve yerli teknoloji olarak PDF Viewer yer almaktadır bu sayede PDF lerinizi açarken sorun yaşamazsınız anında görüntüleme sağlarsınız. 


Firmamız 2014 yılından bu yana özel sektör ve devletin elektronik ortamda DYS EBYS arşiv tutmasına yardımcı olup , müşterilerimize ait tüm operasyonel süreç ve dokümanlar elektronik ortamda saklanmaktadır. Dolayısıyla ihtiyaç halinde evrak erişimi hızlı bir şekilde sağlanabilmektedir. Ayrıca CubeBox e-Arşiv ve DYS EBYS vasıtası ile müşterilerimiz aynı hızda web üzerinden istenilen evraklara ulaşabilmektedir. CubeBox DYS EBYS size ait makineler veya sunucularda çalışır. Verileriniz dışarıya çıkmaz. Bilgisayarınızdan erişebileceğiniz bütün veri kaynaklarını kullanabilirsiniz. Ancak CubeBox DYS EBYS ye sizden başka kimse erişemez. Böylece kişisel veri arşivinizi, kendi e-postalarınızı da dahil ederek belge arama sorununuza bir son verebilirsiniz.

Dijital Arşiv/EDYS:
 
Artık CubeBox Standard ve Enterprise sürümlerinde aşağıdaki dosya tipleri sistem içerisindeki editörler tarafından işlenebilmektedir:
 
* doc, docx, odt, rtf, txt, csv
* xml, html, mht
* epub
* xls, xlsx, xlt, xltx
 
Bu sayede MS Office veya Open Office gibi uygulamalara gerek olmamaktadır. Aşağıdaki resimde CubeBox Word Editörü görülmektedir. MS Office içerisindeki Word uygulamasına benzemekte ve kullanıcı alışkanlıkları korunmaktadır.
 
* Lokal disteki veya CubeBox'taki yukarıda tipleri verilen dosyaları açabilir ve değişiklik yapabilirsiniz. Ekip içerisinde yer alan ve paylaşılan dosyalardaki değişiklik ve yorumları izleyebilirsiniz.
* MS Office maliyeti ortadan kalktığı gibi MS Office'te olmayan özellikler bulunur.
* Dosya anında CubeBox e-Arşiv ve Doküman Yönetim Sisteminizde saklanır. Tamamen entegredir. Bu sayede lokal disklerde dosyanın bulunması gerekmez.
* Sadece okuma yetkisi verilen kullanıcılar, herhangi bir değişiklik yapamaz, belgenin herhangi bir kısmını veya tamamını kopyalayamaz, yazdıramaz, farklı bir isimle kaydedemezler, indiremezler. Kullanıcı yetkilendirmesini ayarlamak Cubebox e-Arşiv ve DYS sisteminde tamamen sizin elinizdedir.
 
CubeBox sistemine sahip işletmeler Microsoft Office lisansı almak durumunda kalmazlar.

Doküman Yönetimi ve Belge Tarama Hizmeti

Gelişmiş belge tarama, dönüştürme ve indeksleme hizmetleri sunuyoruz. Belgeleri Tarama için En İyi Uygulama Dış kaynak Hizmetleri olarak sunuyoruz; dokümanları dijital varlıklara dönüştürerek kurumsal süreçlerinizi güçlendireceğiz. Hizmetlerimiz, üretkenliğin, performansın ve karın artmasını sağlayan anlık ve güvenli bilgiye erişimi kolaylaştırmaktadır. Her türlü EBYS DYS sistemleri ile çalışabilir.

Hızlı dönüşümler ve yüksek kaliteli çıktılar gerektiren projeler için büyük ölçekli, Görev Kritik dönüşüm hizmetlerini desteklemek için doküman tarama hizmetleri sunma konusunda uzman olarak tanınmaktadır.

Gelişmiş teknolojilerimizden ve süreçlerimizden yararlanarak, kuruluşunuza günümüz endüstrisinde bulunan en yüksek görüntü kalitesi ve kodlu verileri sağlayarak, her güvenli dosyanın hızlı bir şekilde aranmasını ve doğru bir şekilde alınmasını sağlayabiliriz. Hizmetlerimizi her projenin kendine has gereksinimlerini karşılayacak şekilde uyarlayarak başarmaktayız.

Aşağıdaki aşamaların açıklamasında ayrıntılı olarak belirtildiği üzere, tutarlılık ve kalite sağlamak için sürecin her aşamasını sürekli geliştirerek varyasyonu en aza indirgemek için her önlemi alıyoruz. Bu, ISO 9000'in bir ilkesidir ve bağlı kalmaya çabaladığımız Total Quality prosedürleridir ve bizim temelimizdir:

CubeBox Kurumsal Elektronik Doküman Yönetim ve e-Arşiv Sistemi

Genel Özellikler:

  • Belge içeriğinde ve belge üst verilerinde arama yapabilme, belge üst verilerinde ayrıntılı arama yapabilme

  • Çok hızlı arama yapabilme

  • Sınırsız belge üst veri kategorisi

  • Sonuçları ön izleyebilme

  • Milyarlarca belge depolama kapasitesi (multimedia içerik dahil tüm arşivlik malzemeler)

  • EBYS Entegrasyon olanağı (çekme ve itme topolojileri ile bir ilk)

  • Tübitak destekli ileri teknolojik bir altyapı

  • TS 13298 Ekim 2015 Standardına uyumlu

  • PDF/A belgesi içerisinde XMP Standardında belge üst verileri kullanımı ile belge bütünlüğü

  • ABBYY FlexiCapture veya ABBYY Recognition Server ile entegre

  • Gelişmiş Elektronik Doküman Yönetim Sistemi altyapısı

  • Kurumsal hafızanın oluşturulmasını sağlar

  • Her türlü dosya tipini destekler

  • Kullanıcı dostu arayüz

  • Kolayca dosya paylaşma

  • Masaüstü, web ve mobil platformlar

  • Windows dosya gezgini konforunda arayüzler

  • Kuruma özgün bulut

  • Dosya kriptolama (yerel diskler dahil)

  • Kriptolayarak dosyaları yapıştırma olanağı

  • Klasör paylaşma

  • Dosyalarda sürüm kontrolü

  • İleri Elektronik Doküman Yönetimi işlevsellikleri

  • Senkronizasyona gereksinim göstermemesi

Belge Dijitalleştirme için uygun yöntemler tercih etmenize yardımcı oluyoruz. EBYS ve DYS sistemlerinizin içinde çalıştırabilirsiniz

Doküman yönetimi sistem ihtiyaçlarınız için çekinmeden bizi arayabilirsiniz.

Bilgi edinmek için Belge Dijitalleştirme Makalesini inceleyebilirsiniz. EBYS ve DYS sistem kılavuzları için yardım alabilirsiniz.

Daha fazla bilgi edinmek için tıklayınız

Tüm fiziki evraklarınızı dijitale aktarıp onları içerikten aranabilir hale getiriyoruz. Bu sayede evraklarınızın boyutu ne olursa olsun saniyeler içerisinde aratıp bulabilir hale geliyorsunuz. CubeBox DYS EBYS sistemi isimli ürünümüz hakkında detaylı bilgi almak için bizi hemen arayabilirsiniz




Tanıtım Sunumunu İndirin

Tanıtım Videosu İzleyin

    • Sayısallaştırma Nedir?
    • Genel Kavramlar ve Yanlış Anlaşılanlar
    • Sayısal Arşiv nasıl kurulur?
    • Kimler Sayısal Arşiv kullanıcısı olmalıdır?
    • Sayısal Arşive geçişte yaşanan sorunlar nedir?
    • Sayısal Arşiv kullanıcılarının avantajları nedir?
    • EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) nedir?
    • Türkiye Yazılım Pazarında EBYS
    • EBYS ana bileşenleri ve kavramları nelerdir?
    • Örnek EBYS çalışma ve uygulamaları
    • DYS altayı örnekleri
    • EBYS ve DYS uyumlu earşiv sistemi ne demektir ?
    • EBYS DYS OCR yazılımları ile nasıl kullanılır ?
    • EBYS nin DYS den farkı nedir ?
    • EBYS’nin faydaları ve imkanları nelerdir?
    • EBYS seçilirken dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?
    • EBYS içerisinde sayısal arşiv kullanımı nasıl olur?
    • EBYS’de güvenlik
    • EBYS ile diğer uygulamalar arası entegrasyon nasıl yapılır, eş zamanlı nasıl kullanılır ?
    • İş akış sistemi ve elektronik formlar nedir?
    • İş akış sistemlerinin kullanımı ve avantajları nedir?
    • Sayısal Arşiv ve EBYS çalışmaları nasıl yürütülmelidir?
    • Maliyetler nelerdir?
    • EBYS DYS kullanım kılavuzları

CubeBox Size Ne Sağlar ?

CubeBox Cloudy kurumsal bir bulut depolama sistemidir. Emsalsiz bir içerikten arama özelliğine sahiptir. Dosyaları açmadan içerikte arama yapılabilirsiniz. Bu sayede oldukça hız kazanıp zamandan tasarruf sağlarsınız. Dropbox ve Google Drive ile senkronize çalışma opsiyonu da sunmaktadır.

PriceWaterhouseCoopers’ın araştırmalarına göre; bir ofisteki dökümanların ortamala %7,5’ı kaybolmakta, %3’üne ise yanlış dosyalama nedeniyle erişelememektedir. Çevre Bakanlığı’nın yürüttüğü bir araştırmaya göre, Türkiye’de bir ofiste kişi başına ortalama 140 sayfa kağıt tüketilmektedir.

Projenin Amaçları

• Kurumun Bilgi Teknolojileri alt yapısınının iyileştirilmesi

• EBYS, DYS sistemleri ile tam uyumlu çalışması

• Kurumsal hafızanın ve veri ana omurgasının oluşturulması
• Veri güvenliği, yönetimi, kullanımı ve bütünlüğünün ileri teknoloji ürünler ile gerçekleştirilmesi
• Görsel iş akış sistemi ile veri akışlarının sağlanması, yöneticilerin karar verme aşamalarının elektronik sistemlerle ve kapsamlı veriler ile desteklenmesi
• Elektronik belge-evrak sistemi kullanılarak kurum içi ve dışı yazışmaların gerçekleştirilebilmesi, dinamik iş akışları ile evrak akışının sağlanması
• Üretilen evrak ve belgelerin sayısal olarak imzalanması
• Arama motoru kullanımı ile istenilen bilgilere kısa sürede erişim
• Kullanım dışı kalan doküman ve evrakların sayısal arşiv yönetim sistemine kazandırılması


CubeBox e-arşiv ve DYS Sisteminin Özellikleri

CubeBox Getirileri

OCR kabiliyeti sayesinde resim dosyalarını her türdeki text formatına dönüştürebilme, sürüm kontrolü özelliği sayesinde hangi kullanıcının, ne zaman ne şekilde değişiklik yapmış görüntülenebilme, bünyesinde bulundurduğu özel bir geri dönüşüm kutusu sayesinde kullanıcıların yanlışlıkla sildiği dosyaları kurtarma imkanı, Sayısal Arşiv, Gelişmiş Elektronik Doküman Yönetim Sistemi, Veri Güvenliği, Yapısal olmayan verilere hızlı erişim EBYS, DYS ile kullanabilme

Diğer Özellikleri

Kullanıcı Loglarını kaydetme. Verilerin bulutta olması sayesinde bilgilerin kurumsal olarak kullanılabilmesi, veri kayıplarının olmaması. Kullanıcı işlemi bittikten sonra uygulamayı kapatmak yerine oturumu kapatma imkanı. Gerek olması halinde diğer sistemlerle entegrasyon yapabilme. Geri dönüşüm kutusu, geri dönüşüm kutusundan geri alma, geri dönüşüm kutusunu boşaltabilme. Uzun süren işlemleri beklemeye gerek kalmaksızın çalışmanızı sürdürebilme (multi tasking). Sistemden çıkılsa bile veya bilgisayarın elektrik kesitisi vb. nedenlerle kapanması halinde bile verilerin buluta gönderilmesi. EBYS, DYS ile kullanabilme EBYS ve DYS